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Jeunes, marquez (ou non) des points au premier contact écrit

Jeunes, marquez (ou non) des points au premier contact écrit

Une première prise de contact par écrit requiert un certain formalisme quels que soient l’environnement et le contexte de la communication.

Un « salut » + prénom + tutoiement en guise de premier contact avec un.e inconnu.e dans le cadre d’une démarche réseau.
Un mot, un seul, en objet d’un courriel de candidature : CV.
Un ton un tantinet autoritaire avec un client : « Merci de ».
Une abréviation pour finir : « Cdlt »…
Navrée mais votre email expéditif ou désinvolte sabote votre candidature, votre relation client, votre réputation et aujourd’hui, beaucoup d’opérationnels se plaignent du manque de professionnalisme des courriels de leurs jeunes collaborateurs.

Un premier contact écrit (oral aussi d’ailleurs) requiert un certain formalisme, toujours. Visiblement, vous ne le savez pas suffisamment chers « Jeunes » (chers moins jeunes aussi, soyons justes) qui multipliez les erreurs dans vos communications écrites, par méconnaissance des usages parfois, par excès de vitesse d’autres fois.

Signe des temps, en parallèle de l’essor du langage SMS (qu’on réserve pour d’autres échanges que l’envoi d’un dossier à un client, d’accord ?), on observe depuis plusieurs années la multiplication des formations en orthographe, étendues à l’ensemble des aspects rédactionnels d’une communication professionnelle.

La qualité de l’écrit, un moyen de se différencier auprès des différentes parties prenantes de l’entreprise

« Améliorer son niveau d’écrit a un effet positif global sur la réputation de l’entreprise et ceci est valable pour les candidats qui, en soignant cet aspect, augmentent leurs chances d'être remarqués », pointe Cécile Fischer, responsable des Ressources humaines du Groupe William Sinclair.

La qualité de l’écrit est devenue un moyen de se différencier auprès des différentes parties prenantes de l’entreprise (clients, partenaires, fournisseurs, candidats…). Et dans le cadre d’un recrutement, sachez que l’email de confirmation de motivation pour un poste que vous demande le recruteur peut être transmis tel quel au décisionnaire de l’embauche.

Quatre points d’attention dans un courrier électronique

  1. L’objet du mail : il doit percuter donc être précis et concis : confirmation de motivation pour tel poste, par exemple.
    « Évitez le mot unique – CV, Contact, Candidature… –, trop sec et pas du tout différenciant », conseille notre interlocutrice. Quand les réponses se multiplient et qu’il devient illisible parce que relégué en bout de Re: Re: Re:, Re:nommez-le.

     
  2. La personnalisation : pour personnaliser, on se demander comment on doit s’adresser à telle personne. « Lors d’un premier contact, gardez toujours une distance professionnelle, sauf exception volontaire et autorisée, mieux vaut être trop formel que pas assez », poursuit Cécile Fischer. Bonjour tout court, c’est trop peu. Bonjour Madame Chance ou Cher Monsieur Monster par exemple, c’est bien, « citer l’individualité de la personne donne un fort sentiment de considération ». Une seule fois suffit, si vous échangez plusieurs emails avec la même personne dans la journée, la spontanéité prend le relais, ne lui donnez pas du Cher/Bonjour à chaque fois, c'est lourd à la longue... Quant à l’usage du prénom, il attendra et dépendra de l’ambiance des échanges ultérieurs. Ce point varie sensiblement selon les cultures métiers et d'entreprises, soyez-y attentifs.
     
  3. Le corps du mail : ce premier échange avec tel destinataire a peut-être un historique avec une autre personne, dans ce cas, récapitulez l’étape précédente : à la suite de, comme convenu, sur le conseil de… « Vous donnez ainsi l'impression de prendre en compte et d'être réactif et assurez une traçabilité sans faille. » L’autoritaire impératif est déconseillé, une formule ronde comme « je vous remercie de bien vouloir » passe mieux que le pseudo poli « merci de » par exemple. Là encore, tenez compte du niveau hiérarchique du destinataire pour être dans un registre adapté. Un candidat qui écrit à un recruteur « veuillez me faire part de votre retour dans les plus brefs délais », c’est limite. Quant à l’écriture en haut-de-casse (lettres capitales), c’est non, elle fait crier vos mots. Il est utile d’indiquer la présence d’une pièce jointe, indispensable de laisser vos coordonnées téléphoniques, pas superflu de vous montrer disponible en « restant à votre disposition », d’être courtois en souhaitant une bonne réception ou une bonne lecture…
     
  4. La chute : dans la précipitation, vous avez envoyé votre mail sans formule d’usage… Ou vous manquiez d’encre et avez abrégé : cdlt – c’est mal (nous combattons de toutes nos forces les formules de politesse abrégées). Sinon, vous hésitez entre cordialement, bien à vous, salutations… Pensez, encore, à adapter selon le destinataire et si vous doutez de votre choix, sondez votre entourage professionnel sur les usages dans tel cas de figure. « Sachez que cordialement est léger pour un DG par exemple, « meilleures salutations » ou « salutations respectueuses » convient mieux », indique Cécile Fischer. Et avant de conclure, osez être agréable, glisser un « au plaisir de vous lire » ou souhaiter une bonne journée n’a jamais fait de mal à personne. Vous vous êtes relus ? Pas de faute d’orthographe ou de syntaxe ? Envoyez !

Sophie Girardeau


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