Comment ne plus (enfin) perdre de temps en réunion

Comment ne plus (enfin) perdre de temps en réunion

Comment ne plus (enfin) perdre de temps en réunion

Digressions, débats sans fin, retards intempestifs…Que celui-ci qui n’a jamais regardé sa montre pendant une réunion lève le doigt ! Pour ne plus pénétrer dans une salle de réunion à reculons, Monster a rencontré Aysseline de Lardemelle, ancienne formatrice et coach en entreprise et fondatrice d’Evolitude, une start-up à l’origine de 250 vidéos qui visent à sensibiliser les collaborateurs au management et aux soft skills.

 

De l’origine de la « réunionite » française

En octobre 2018, une étude réalisée par l’Ifop révélait que les cadres français passaient en moyenne 27 jours par an en réunion. Des séances de 60 minutes souvent peu productives, et qui génèrent une perte de temps, d’argent sans parler d’une bonne dose de frustration et d’ennui de la part des participants. Mais d’où vient ce besoin de se réunir autour d’une table ? Au pays de Voltaire et de Pascal, on a le goût de débattre de tout et de rien. Pour Aysseline de Lardemelle, ce plaisir de la joute verbale s’ajoute à « une identité fondée sur notre capacité à mentaliser. Si les Anglo-Saxons sont dans l’action, les Français sont dans la pensée. En France, il faut savoir, connaître, réfléchir car on n’aime pas la prise de risque. Il est plus facile de parler que de passer à l’action trop tôt ». La réunion rassurerait aussi des collaborateurs toujours très soucieux de l’échec encore jugé honteux ici. Maintenant que nous avons identifié les origines de la maladie, voilà quelques conseils pour en soulager les symptômes.

 

Se souvenir du b.a-ba de la réunion

Avant tout, commencez par vous demander si cette réunion a bien lieu d’être, certains points à aborder ne justifiant pas forcément une réunion. « Si c’est pour donner une information,  il existe des outils comme l’intranet par exemple. Ensuite, posez-vous la question : un appel téléphonique ne serait-il pas suffisant ou une simple réunion de travail de deux personnes ? » suggère Aysseline de Lardemelle qui rappelle le principe de base d’une réunion : « elle existe pour aboutir à des décisions avec un plan d’action. Il est temps de changer l’idée qu’on se fait de la réunion et d’adopter une culture de la réunion efficace ».

 

Vous organisez une réunion

Etablissez un ordre du jour clair : cette préparation en amont est très utile pour éviter les digressions. « La préparation doit durer aussi longtemps que la réunion elle-même, cela fera gagner du temps à tout le monde. Pensez à l’envoyer avant, cela peut même permettre à certaines personnes de réaliser qu’elles n’ont pas besoin d’assister à cette réunion ».

Limitez le nombre de personnes : L’ordre du jour établi permet aussi à l’organisateur de ne pas inviter tout le 5ème étage. « Chez Google, on estime qu’au-delà de 10 personnes, la réunion n’est pas le bon format. Et si un collaborateur ne prend pas la parole en réunion, il n’aurait pas dû y assister ». 

Repensez la durée : Pourquoi une réunion devrait-elle durer forcément une heure alors que le sujet peut être traité en 30 minutes chrono ? La question du timing est essentielle dans l’efficacité d’une réunion. « Je conseille de ‘time boxer’ l’ordre du jour en imputant X minutes à chaque point à aborder. Si on ne chronomètre pas, on part dans le débat et la prise de décision n’arrive pas ou survient précipitamment à la fin ».

Responsabilisez et déléguez : L’époque où le manager parle et ses collaborateurs écoutent, est révolue. « La clé d’une réunion efficiente repose sur un processus collaboratif en confiant certains rôles aux participants. On peut désigner un time-keeper qui chronomètre et évite les hors-sujets, le scribe qui prend les notes ou celui qui pousse à la décision ».

Démarrez à l’heure : Pas une réunion sans que Pierre, Paul, Kevin arrive en retard. Plus question de les attendre ou de recommencer à zéro. « Pourquoi ne pas demander à un collaborateur d’accueillir le retardataire et lui expliquer discrètement ce qui s’est passé pour ne pas perturber sur l’ordre du jour ? » suggère Aysseline de Lardemelle.

Misez sur des visuels : Cela permet de retenir l’attention des participants qui rêvent d’une micro-sieste juste après la pause déjeuner.  « Les visuels aident à mémoriser l’information mais attention à se limiter à des mots clés, des images ou des bullet points. On peut aussi rythmer la réunion avec des séquences, en alternant  les orateurs, les rôles ou encore les temps de réflexion ».

Clôturez la réunion : « Le preneur de notes peut rapidement revenir sur ce qui a été décidé et sur les tâches attribuées puis envoyer un mail récapitulatif. Souvenez-vous, une réunion sans plan d’action ne sert à rien, c’est juste une discussion ».

 

Vous participez à une réunion

Si vous croulez sous les réunions quotidiennes, sachez qu’il y a des solutions pour en éviter certaines. « On accepte souvent une invitation sans même avoir l’ordre du jour, c’est ce que j’appelle le ‘mindless acceptation syndrome’, le syndrome d’acceptation automatique. Il faut oser décrocher son téléphone pour demander l’ordre du jour, accepter si votre présence est nécessaire ou oser dire non le cas échéant ». Et que faire si seule une partie de la réunion vous concerne ? «  S’il y a un très bon ‘time boxing’, c’est possible. Vous pouvez y assister via vidéo ou audio conférence et vous déconnecter dès que le sujet ne vous concerne plus ». Et si vous pris au piège d’une réunion interminable qui part dans tous les sens, pourquoi ne pas intervenir pour rappeler aux participants l’objectif de ce rassemblement ? « L’humour peut aider à faire passer le message mais dans tous les cas, il faut arrêter de s’infantiliser et attendre que le manager intervienne » conclut Aysseline de Lardemelle.

 

 

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