6 conseils pour gérer sa boîte mails à son retour de vacances

6 conseils pour gérer sa boîte mails à son retour de vacances

6 conseils pour gérer sa boîte mails à son retour de vacances

Les fêtes de fin d’année arrivent et vous allez sans doute partir pour des vacances bien méritées. Mais qui dit congés, dit boite mails saturée. Alors comment reprendre le travail sans s’arracher les cheveux ?

 

Agir en amont

Avant de sauter dans le train ou d'installer vos pneus neige, prenez le temps de traiter les mails non lus qui traîneraient peut-être encore dans votre boîte mail : ce serait dommage de rajouter des mails à un compteur bien rempli à votre retour. Vous pouvez aussi en profiter pour vous désabonner des alertes qui encombreront inutilement votre boîte comme les rappels de réunions hebdomadaires. Et si ce n’est pas déjà fait, installez des filtres qui vous permettront de classer, archiver et supprimer vos mails plus rapidement. Enfin, planifiez d’ores et déjà dans votre emploi du temps, une heure dès le matin de votre retour, pour vous consacrer exclusivement au traitement des mails reçus lors de votre absence.

 

Penser au message d’absence

Afin d’éviter de vous retrouver face à des interlocuteurs irrités de ne pas avoir reçu de réponse suite à leur mail qui date de 10 jours, prenez-le temps d’informer vos relations professionnelles de votre absence en précisant la date de votre retour. Finalement, n’oubliez pas d’activer la notification d’absence avant d’éteindre votre ordinateur.

 

Déléguer à vos collègues

Il est également possible d’indiquer dans votre message d’absence, le nom et les coordonnées d’un ou plusieurs collègues de votre service qui peuvent être contactés en cas d’urgence. Bien sûr, la règle est de leur demander s’ils sont d’accord pour le faire et de leur rendre la pareille quand ils s’absenteront à leur tour. Si vous avez un ou une assistante, vous pouvez aussi lui laisser gérer certains mails.

 

Tenter le sevrage numérique

Même si la le droit à la déconnexion est entré en vigueur depuis 2017, et même si les professionnels de santé répètent qu’il est nécessaire de couper le cordon avec le bureau, beaucoup continuent à vérifier leurs mails pendant leurs congés. Plus d’un employé sur trois se connecterait pendant ses vacances dixit l’Etude de Rémunération 2020 Michael Page. Si vous ne pouvez malheureusement pas échapper à cette fâcheuse manie, essayez au moins de vous fixer quelques règles : vérifiez-les toutes les 48 heures, consacrez-y 20 minutes le matin pour ensuite profiter pleinement de votre journée. Si vous ne souhaitez pas désactiver votre boîte mail professionnelle de votre téléphone portable, sachez que vous avez la possibilité de recevoir des mails qui proviennent seulement de vos contacts favoris. Finalement, évitez de répondre à vos mails mais classez-les plutôt dans un dossier pour y répondre dès votre retour.  

 

Se focaliser sur une seule tâche

En revenant de congés, la première chose à faire est de désactiver votre message d’absence, cela évitera de recevoir un message de votre patron qui vous le fera remarquer. Commencez ensuite votre matinée en vous consacrant totalement à votre boîte mail. Gérer vos mails est une priorité : cela permet de vous informer de ce qui s’est passé pendant votre absence, d’établir une liste des urgences et faire le point avec vos collègues. Cela évite aussi d’accumuler les mails non lus pendant le reste de la semaine.

 

Etablir des priorités

Pour éviter de se perdre dans les limbes des 639 mails reçus, il est impératif de faire un premier tri. Pour cela, on commence par une première lecture très rapide des mails, des plus récents aux plus anciens. Il s’agit ensuite d’identifier les autres courriels à supprimer immédiatement comme  - comme les spam qui auraient réussi à s’infiltrer - et ceux qui ne nécessitent pas de réponses. Vous pouvez également archiver les newsletters et autres courriers administratifs non urgents pour une lecture ultérieure. D’ailleurs, certains outils proposent d’archiver certains courriels qui réapparaîtront à une date que vous aurez choisie. Ensuite seulement, vous pouvez vous attaquer aux mails qui nécessitent une réponse en privilégiant tout d’abord ceux qui demandent une réponse rapide. Le mieux est de finir par les mails qui exigent des réponses plus élaborées voire des lectures de documents joints. Une fois votre boîte vide, vous serez enfin opérationnel et prêt à montrer votre bronzage.   

 

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