Message d'absence : exemples de mails automatiques et conseils de rédaction
Si vous êtes amené à vous absenter du bureau pendant une journée ou deux semaines de vacances, la règle est la même : vous devez rédiger un message d’absence pour avertir votre entourage professionnel. Alors, avant d’éteindre votre ordinateur, lisez nos conseils et trouver l’inspiration grâce à nos exemples pour écrire un mail automatique d’absence.
- Les 6 règles à suivre pour rédiger un message d’absence efficace
- Ce qu’il faut éviter de faire dans son mail automatique d’absence
- 8 exemples de messages d’absence
Les 6 règles à suivre pour rédiger un message d’absence efficace
Bonne nouvelle, toutes les boites mail proposent la fonction de message d’absence. Pour l’activer avant de partir en vacances par exemple, pas besoin d’être un génie de l’informatique, il suffit juste de suivre nos conseils.
1. Indiquer l’objet du mail
En retour du message qu’il vient d’envoyer, votre interlocuteur recevra immédiatement votre réponse intitulée « Absence du bureau ». Averti, il sait à quoi s’en tenir et ne sera pas frustré de ne pas avoir de réponse de votre part.
2. Préciser les dates d’absence
Maintenant qu’il a compris que vous n’étiez pas disponible, votre collègue/client/fournisseur veut savoir une chose : la date à laquelle vous serez à nouveau joignable. Veillez donc à donner la date précise de votre retour effectif au bureau.
3. Proposer un contact
Si vous avez la chance d’être remplacé ou si vous travaillez en équipe sur un projet, vous pouvez indiquer le nom de votre collègue, sa fonction et ses coordonnées mail et/ou téléphoniques.
Petit détail qui a son importance : pensez à lui demander son accord avant d’annoncer son nom dans votre mail automatique. Pour un échange de bons procédés, proposez de lui retourner la faveur quand il sera absent à son tour.
4. Conclure par une formule de politesse
Pensez à achever votre mail automatique d’absence en étant courtois. Contrairement à un courrier officiel, il n’est pas utile d’utiliser une formule de politesse académique du type « Je vous prie d’agréer l’expression des meilleures salutations ». Un « Cordialement » est amplement suffisant.
5. Inclure la signature à la fin du message d'absence
Vous possédez certainement une signature mail qui accompagne vos messages habituels. Ajoutez-la à la fin de votre message automatique d’absence dans l’ordre (prénom + nom) et précisez votre titre. En effet, il est possible qu’un nouvel interlocuteur, un client potentiel par exemple, tente de vous joindre et il est toujours utile de rappeler vos fonctions.
6. Utilisez l’humour avec modération
Certains recommandent de faire preuve d’un peu de légèreté pour rédiger ce message d’absence. Pourquoi pas si vous n’en faites pas des tonnes ? Mais tout dépend des personnes à qui vous vous adressez et surtout de la branche dans laquelle vous évoluez. Pas sûr que la pilule passe si vous travaillez dans un cabinet conseil ou dans la fonction publique. Même si vous pouvez succomber à l’esprit festif pendant les vacances de Noël, dans le doute, restez classique. Vous n’offenserez personne.
7. « Out of the Office »
Si vous travaillez régulièrement avec l’étranger, n’oubliez surtout pas de rédiger aussi votre mail d’absence en anglais. Les mêmes règles s’appliquent et vos interlocuteurs seront tout aussi sensibles à l’effort de communication que vous faites.
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Ce qu’il faut éviter de faire dans son mail automatique d’absence
1. Ne pas rédiger de message d’absence
Outre le manque de professionnalisme, vous risquez d’avoir à faire des clients ou des contacts passablement frustrés d’avoir été ignorés. Même si vous avez raconté à la terre entière que vous partiez au Mexique, le mail d’absence en vacances est absolument nécessaire.
2. Raconter sa vie
Votre client n’a pas besoin de savoir que vous faites de la prospection dans le Lot-et-Garonne pendant deux jours ou bien que vous suivez un stage de parapente en Haute-Savoie. Si vous pouvez indiquer le motif de votre absence du bureau (formation, arrêt maladie, congé maternité, congés payés etc) le mail d’absence reste un outil de communication, pas un journal intime.
3. Utiliser la familiarité dans son mail automatique d’absence
A l’aube de vacances amplement bien méritées, vous pourriez vous laisser déborder par l’enthousiasme en parsemant votre message d’absence d’une succession d’emojis soleil/maillot de bain /cocktail. Pressé de fermer votre ordinateur et de faire vos valises, ne soyez pas non plus tenté par les abréviations du type « Bjr », « A + » ou « Cdt ».
4. Faire des fautes
Votre bureau est rangé. Vos dossiers transmis. Les urgences traitées. Ce n’est pas une raison pour bâcler votre mail automatique d’absence avec des fautes déplaisantes. Prenez le temps de vous relire et appuyez-vous sur le logiciel de votre mail qui propose souvent des suggestions de corrections grammaticales et orthographiques.
5. Oublier d’activer le message d’absence
Ce serait dommage d’avoir rédigé soigneusement ce message d'absence bureau et de ne pas cliquer la case « activation ». À votre retour au bureau, pensez également à désactiver le filtre du mail automatique.
Entre votre boite mail à gérer, les dossiers urgents à traiter et les souvenirs frais du sable chaud, vous pourriez zapper cette étape. Et frustrer votre interlocuteur qui a grande hâte de vous parler.
8 exemples de messages d’absence
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Premier modèle
Bonjour,
Merci pour votre message. En déplacement professionnel les 12 et 13 mars, je n’aurai pas accès à ma boite mail. En cas d’urgence, vous pouvez contacter Stéphanie Martin (adresse mail) ou au (numéro de téléphone).
Je vous souhaite une très belle journée,
Signature (Prénom, Nom, Fonction)
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Deuxième exemple
Bonjour et merci pour votre mail.
Je suis actuellement absent du bureau et j’aurai un accès limité à ma messagerie. En cas d’urgence, vous pouvez me contacter au (numéro de téléphone).
Bien à vous,
Signature (Prénom, Nom, Fonction)
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Troisième exemple
Bonjour,
Merci pour votre message. En formation, je suis absente du bureau toute la journée du 30 septembre. N’ayant pas accès à ma messagerie, je prendrai connaissance de votre message à mon retour.
Cordialement,
Signature (Prénom, Nom, Fonction)
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Quatrième modèle de réponse automatique
Bonjour,
Merci beaucoup pour votre message.
Actuellement en congés, je n’aurai pas accès à ma boite mail. Je prendrai connaissance de votre message à mon retour le 26 août.
Bien cordialement,
Signature (Prénom, Nom, Fonction)
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Cinquième exemple
Bonjour,
Merci beaucoup pour votre mail.
Actuellement en congés, je n’aurais pas accès à ma messagerie du 3 au 8 février. Pour toute question, n’hésitez pas à vous adresser à Thierry Durand (fonction) par mail (adresse mail) ou au (numéro de téléphone).
Bien cordialement,
Signature (Prénom, Nom, Fonction)
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Sixième exemple
Bonjour,
Merci pour votre message. Je serai absente du 25 juillet au 15 août. Pendant cette période, je ne consulterai pas mes mails. Pour toute demande, n’hésitez pas à contacter Olivia Petit (fonction), par mail (adresse mail) ou au (numéro de téléphone).
Cordialement,
Signature (Prénom, Nom, Fonction)
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Septième exemple de mail
Merci pour votre message. Je serai en congé maternité/parental jusqu’au 1er mai. Pendant mon absence, je vous invite à prendre contact avec Marc Dubois, (fonction) par téléphone (numéro de téléphone) ou par mail (adresse mail).
Bien à vous,
Signature (Prénom, Nom, Fonction)
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Huitième et dernier modèle gratuit
Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis en congés du 20 décembre au 2 janvier.
Je ne manquerai pas de prendre connaissance de votre mail à mon retour.
En attendant, je vous souhaite de très belles fêtes de fin d’année
Cordialement,
Signature (Prénom, Nom, Fonction)
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