Message d'absence, poser ses congés : 8 conseils pour préparer son départ en vacances

Par Nathalie Dépret

Déconnecter du boulot n’est pas aisé, mais pas impossible non plus. Pour y arriver plus facilement, voici 8 conseils pour bien préparer son départ en vacances. Liste non-exhaustive mais toujours bonne à suivre !

  1. Posez vos congés suffisamment à l’avance
  2. Avant le départ en vacances, faites la liste de ce que vous avez à faire
  3. Prévenez votre entourage professionnel direct avant le départ en congés
  4. Passez le relai et déléguez
  5. Pensez à vos messages d’absence avant de partir
  6. Préparez-vous à vous déconnecter
  7. Ne lancez pas de projets le dernier jour avant le départ en vacances
  8. Rangez votre bureau

1. Posez vos congés suffisamment à l’avance

Si vous êtes du genre à partir sur un coup de tête, c’est à vos risques et périls. Un départ en vacances, ça se prépare : surtout s’il s’agit d’un long congé estival !

Alors, combien de temps à l’avance poser ses congés ? Généralement, un manager organisé demande à ses équipes de poser leurs vacances un à deux mois à l’avance minimum. Pour les weekend à rallonge, vous pouvez plus facilement négocier à la dernière minute.

Celui-ci aura le droit de refuser vos congés s’il estime notamment que votre absence impromptue peut perturber le fonctionnement du service notamment si vos collègues partent en même de temps que vous.

2. Avant le départ en vacances, faites la liste de ce que vous avez à faire

Pour éviter les sueurs froides au moment du départ en vacances, notez au fil des semaines précédentes les tâches à effectuer avant le jour J, en commençant par les plus urgentes.

Si vous rechignez à gâcher du papier, sachez qu’il existe même des applications comme Todoist ou encore ce bon vieux Trello pour vous prêter main forte. Cela vous évitera de bâcler vos notes de frais au dernier moment.

3. Prévenez votre entourage professionnel direct avant le départ en congés

Quelques jours avant de faire vos valises et de filer en congés, n‘hésitez pas à mentionner votre absence à vos interlocuteurs réguliers.

On ne doute pas que vos collègues soient eux déjà au courant depuis que vous avez trouvé un magnifique hôtel pas cher en bord de mer. Mais en cas de doute, assurez-vous qu’ils connaissent bien vos dates d’absence.

Pourquoi ? Peut-être n’êtes vous pas encore au courant de tel ou tel projet dont la date aurait été décalée à votre départ. Si cela n’empiète pas forcément sur votre départ en vacances, vous permettrez à vos collègues de s’organiser en fonction !

4. Passez le relai et déléguez

Si un collègue fait le lien avec vos contacts pendant votre absence, transmettez-lui régulièrement les informations (avant votre départ) à connaître sur les dossiers en cours.

S’il est prévenu, cela évitera les problèmes pendant votre absence et son visage crispé quand vous reviendrez bronzé et détendu.

Si vous avez un remplaçant, passez quelques heures avec lui pour le présenter à vos collègues, lui expliquer les dossiers en cours, le fonctionnement du service et votre méthodologie. Ce n’est pas du job shadowing non plus, mais cela aura au moins le mérite de garder le navire à flots.

Laissez-lui aussi une trace écrite de tout ce que vous lui avez expliqué, il risque de ne pas se souvenir de tout. Et demandez-lui de vous rédiger une note vous expliquant ce qui s’est passé pendant votre absence.

Je postule aux offres d'emploi du moment :

5. Pensez à vos messages d’absence avant de partir

Qu’il s’agisse de votre téléphone portable ou de votre boîte mail, prenez quelques minutes pour prévenir vos interlocuteurs de votre absence en ajoutant la date de votre retour ainsi que le nom et les coordonnées de la personne qu’ils peuvent éventuellement joindre en cas d’urgence.

Et avant d’éteindre votre ordinateur, n‘oubliez surtout pas d’activer votre message d’absence et surtout, de la rédiger correctement !

6. Préparez-vous à vous déconnecter

Si vous faites parties des 37% de Français qui utilisent leurs outils numériques professionnels hors de leur temps de travail, sachez que le « droit à la déconnexion » fait partie désormais du Code du Travail français.

Idéalement, laissez vos téléphones ou ordinateurs à la maison et préférez vos outils personnels afin de vraiment déconnecter pendant vos congés.

Et si vous êtes persuadé que votre entreprise ne peut pas fonctionner sans vous, prévoyez alors un moment de connexion unique, sans jamais déroger à la règle (le matin entre 9 et 10h par exemple).

7. Ne lancez pas de projets le dernier jour avant le départ en vacances

Boosté par votre départ prochain, vous vous sentez prêt à déplacer des montagnes. Réservez plutôt votre énergie pour le trajet en voiture avec vos enfants.

En revanche, rien ne vous empêche de lister vos projets futurs et planifier pour votre rentrée, un petit-déjeuner ou une réunion avec vos collègues ou votre équipe. Lorsque la fin des vacances sonnera, cette petite liste préparée en amont vous aidera à vous remettre dans le bain !

8. Rangez votre bureau

Profitez de ces dernières heures de travail pour faire le grand nettoyage de votre bureau.

Rangez ce dont vous avez besoin (les dossiers importants et en cours), débarrassez-vous de ce qui est superflu (les cartes de visite en double exemplaire, les stylos qui ne fonctionnent plus).

N’oubliez pas aussi de faire le ménage sur votre ordinateur et dans vos mails surtout s’il vous en reste encore 439 à ouvrir ! Cela rendra le retour de vacances un peu moins douloureux…

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