Quelles questions d’entretien d’embauche pour travailler dans l’administratif

Quelles questions d’entretien d’embauche pour travailler dans l’administratif

Entretien d’embauche pour l’administratif

Bien qu'ils soient souvent dans les coulisses, les responsables administratif, assistant.es et adjoint.es administratif, secrétaires, gestionnaires de paie et hote.sses d’accueil sont au cœur de l'entreprise. Cela signifie que si vous préparez un entretien d’embauche dans l’administratif, vous devez être prêt.e à répondre à des questions diverses qui couvrent à la fois vos compétences techniques et vos soft skills.

Les postes administratifs sont occupés par des profils multi-casquettes qui savent garder l'entreprise organisée, pertinente et performante. En effet, fini le temps où administratif rimait uniquement avec dactylo et prise de rendez-vous au téléphone. Ces postes font désormais le lien entre les équipes et les managers, tout en faisant avancer les choses de la manière la plus efficace possible. Que vous postuliez dans le secteur public ou privé, les questions d’entretien d’embauche dans l’administratif se ressemblent.

Quelles stratégies utilisez-vous pour hiérarchiser vos tâches ?

Votre faculté d’organisation est souvent la première qualité que les employeurs recherchent dans les profils administratifs. Gestion des calendriers, de la planification des événements, gestion de projets et respect des délais… vous devez faire preuve de logique, avoir bon jugement et savoir définir les priorités.

Expliquez si vous avez des systèmes mis en place pour communiquer efficacement les informations avec vos collègues, si vous utilisez des outils de collaboration ou si vous avez développé une méthode d’archivage. Lorsqu’un manque d’organisation peut, dans le pire des cas, couter des contrats à l’entreprise, tous les détails comptent pour atteindre les objectifs.

Quels logiciels avez-vous utilisés par le passé ? Êtes-vous à l'aise avec la suite Microsoft et d'autres programmes similaires ?

Une part essentielle de votre rôle dépend de votre maitrise des outils logiciels. Selon le poste, les recruteurs peuvent souhaiter un candidat capable de gérer des conférences en ligne (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams), un expert en création de documents de présentation (MS PowerPoint, Keynote) ou ayant de l'expérience dans l'utilisation de logiciels de collaboration, tels Asana, Slack ou Trello.

Qu'il s'agisse de réviser ou de rédiger des emails, de gérer des calendriers ou de gérer la documentation, ces derniers veulent s’assurer de votre expérience de l'utilisation de différents logiciels ou, le cas échéant, de votre envie d’apprendre les programmes nécessaires au poste. N’hésitez donc pas à listez les programmes que vous avez utilisés chez votre précédent employeur et expliquez le niveau d’expertise que vous avez dans chacun.

Dernier conseil, n’oubliez pas de bien éplucher la description de poste, les logiciels utilisés par l’entreprise y sont surement mentionnés.

Ce poste exige de répondre au téléphone. Êtes-vous à l'aise avec plusieurs lignes et des volumes élevés d'appels entrants ?

Les employeurs attendent de vous deux réponses à cette question d’entretien d’embauche dans l’administratif. La première, pour les rassurer sur vos process et vos méthodes. Comme nous l’avons remarqué plus haut, l’organisation est la pièce maitresse de la filière. Il s’agit encore une fois de comprendre si vous êtes en mesure de prioriser les demandes et d’organiser les messages.

La deuxième, est votre capacite à gérer une situation potentiellement stressante avec calme, efficacité et professionnalisme. Si vous n’avez pas l’expérience des hauts volumes d’appel, n’hésitez pas à transposer une expérience équivalente dans le retail, l’hospitalité ou l’accueil pour prouver votre argument.

Vous pouvez aussi vous préparer à l’éventualité d’un test de mise en situation où il vous sera demander de « répondre au téléphone ». Si c’est le cas, en plus de votre expérience, n’oubliez pas de mettre en avant votre calme et votre courtoisie.

Comment appréhendez-vous le travail d’équipe ?

Travailler dans l’administratif sous entends souvent de travailler avec une grande variété de personnes et d'équipes à tous les niveaux de l'organisation. Vos compétences en communication, mais aussi en collaboration, sont ainsi constamment mise à l’épreuve. Communiquer efficacement et collaborer pour mener à bien les projets de manière professionnelle est donc primordial.

Préparer l’entretien d’embauche dans l’administratif

Voici 10 autres questions supplémentaires qui pourraient vous être posées lors d’un entretien d’embauche :

  • Pourquoi avez-vous postulé pour ce poste et qu'est-ce qui fait de vous la recrue idéale ?
  • Décrivez votre routine quotidienne.
  • Quel rôle pensez-vous que l'assistant.e administratif joue dans la culture d'entreprise ?
  • Décrivez un moment où vous avez été en conflit avec quelqu'un au bureau et ce que vous avez fait pour régler la situation.
  • Avez-vous déjà géré d'autres personnes ? Seriez-vous à l'aise pour manager une ou plusieurs personnes ?
  • Comment restez-vous motivé.es dans votre travail ?
  • Dans votre poste précédent, quelles tâches avez-vous trouvées les plus difficiles et comment vous êtes-vous assuré de les mener à bien ?
  • Décrivez un moment où vous avez eu besoin d'être discret.e vis-à-vis de votre supérieur hiérarchique et comment vous l'avez géré.
  • À ce jour, quelle est votre plus grande réussite à ce poste ?
  • Quelles sont vos forces et comment les utiliseriez-vous au sein de notre structure ?

Optimisez votre candidature

Savoir répondre aux questions d'entretien d’embauche dans l’administratifs c’est bien, mais être prêt pour l’entretien lorsque vous êtes déjà dans la phase de recrutement c’est mieux. Pour cela aussi, Monster s’occupe de tout. En créant votre profil sur notre plateforme, vous pouvez télécharger votre CV et consulter les milliers d’offres d’emploi du secteur.