Quels sont les meilleurs logiciels de bureau pour faire du télétravail

Si vous êtes fait(e) pour le télétravail et que ce dernier rythme votre quotidien, vous faites partie des millions de professionnels qui dépendent désormais de supports électroniques pour exercer une profession. Des dizaines de logiciels de bureau sont à votre portée pour réaliser vos objectifs. Profitez de nos conseils pour sélectionner les applications qui répondent à vos besoins.

Rappelons que le Code du travail réglemente le télétravail, lequel doit être facultatif et volontaire ; l'employeur ne peut plus l'imposer à ses salariés. La crise sanitaire a précipité la transition des entreprises vers cette nouvelle forme de collaboration professionnelle à distance. On estime qu'en France, près de 17 % des salariés et 61 % des cadres ont opéré cette transition, soit régulièrement, soit occasionnellement. Travailler à distance est devenu une nouvelle voie professionnelle.

Cette transformation dans la manière de travailler a donné naissance à une révolution : la révolution numérique qui s'est traduite par la multiplication des logiciels de bureau utilisables sur un ordinateur fixe ou portable, une tablette numérique, voire un téléphone portable. Tous ces logiciels pour travailler à distance répondent à des besoins très spécifiques.

Aussi, devez-vous bien évaluer les logiciels de bureau pour trouver ceux qui répondent précisément à vos besoins professionnels.

Quels logiciels de bureau choisir pour le télétravail ?

Chaque artisan dispose d'outils qui lui sont propres pour répondre à ses propres besoins. Il en va de même pour les télétravailleurs.

Ainsi, un responsable RH aura besoin d'un logiciel de bureau lui permettant la visioconférence et l'accès à distance de documents, tels le CV, la lettre de motivation, le descriptif de poste, etc… Les besoins sont différents pour un data protection officer ou un dessinateur projecteur.

Aussi, devez-vous tout d'abord définir vos besoins et vérifier que le système d'exploitation de votre support électronique - Appel ou Microsoft - accepte l'application de télétravail envisagée. L'âge de votre ordinateur et ses composants électroniques - carte mère, carte graphique, processeur, mémoire - guideront également vos choix.

Une fois cette étape satisfaite, vous pourrez choisir parmi les grandes catégories de fonctions offertes pour le télétravail :

• La vidéoconférence ;
• Le partage et le stockage sécurisé de dossiers et de documents ;
• Le travail en temps réel et la gestion de projets/d'équipes.

Les logiciels de bureau pour la téléconférence

Le travail à distance ne signifie pas nécessairement être isolé de ses collègues. En outre, le contact humain demeure nécessaire, tant du point de vue de l'efficacité que pour le bien-être psychologique des salariés.

De nombreux logiciels de téléconférence ont fait leur apparition sur le marché, tandis que d'autres ont mis les "bouchées doubles" pour combler leur retard en matière d'expérience utilisateur.

• ZOOM : Zoom s'est imposé comme l'un des leaders mondiaux pour la vidéo-conférence. Jusqu'à 100 personnes peuvent être connectées en même temps dans la version gratuite. La version payante permet d'organiser des réunions plus importantes. Très complet, ce logiciel de télétravail nécessite une certaine pratique pour exploiter toutes ses fonctionnalités.

• Meet - Hangout : si vous préférez demeurer dans l'écosystème des applications Google, « Meet » est l'application à prendre en compte. Le nombre de participants aux réunions peut aller jusqu'à 250. « Meet » permet d'accéder aux autres applications de la suite Google. Toutefois, vous devrez utiliser le navigateur Chrome. En outre, certaines fonctionnalités, tel le « tableau blanc » manque encore.

• Skype : longtemps le favori sur le marché, Skype a perdu du terrain face à Zoom. Les fonctionnalités offertes sont plus limitées que celles proposées par ses concurrents. A l'inverse, la prise en main du logiciel et ses utilisations sont plus faciles. Enfin, quel que soit l'âge de votre ordinateur, Skype vous permet d'utiliser un fond d'écran, ce qui n'est pas le cas avec certains de ses concurrents.

• Cisco & WebEx : il s'agit d'une solution professionnelle conçue pour les entreprises, à la différence des autres applications pour le télétravail. Les technologies et les fonctionnalités ont été réalisées autour et pour les besoins des entreprises. Ce logiciel pour travailler à distance ne permet pas de choisir son navigateur internet, WebEx ayant été configuré pour les versions d'Explorer.

Bien d'autres applications gratuites ou payantes de vidéo-conférence sont à votre disposition. Essayez-les pour trouver celle qui couvre les besoins de votre fonction et le budget de votre employeur.

Le stockage et le partage des données : quelle solution « Cloud » ?

Le stockage et le partage de données présentent des enjeux allant au-delà de l'efficacité du télétravail. Il s'agit, en effet, de protéger des données essentielles pour l'activité du groupe, de la PME, d'un commerce ou d'une entreprise unipersonnelle.

En outre, la RGPD crée un certain nombre d'obligations pour les employeurs et leurs salariés en matière de collection et de stockage des données numériques. Or, conserver des données dans le « Cloud » revient à les enregistrer sur l'ordinateur…d'une autre personne ou entité. Dès lors, tout professionnel utilisant le « Cloud » peut voir sa responsabilité engagée.

C'est pourquoi, dans le cadre du télétravail, il est recommandé de n'utiliser que les logiciels proposant des solutions « Cloud » cryptées de « bout-en-bout », aussi dénommées « end-to-end ». Cela signifie que l'hébergeur n'a pas accès aux documents stockés, car il ne connaît pas la clé de chiffrage. En outre, les logiciels « Cloud » doivent permettre un partage sécurisé avec des coéquipiers, des collaborateurs et des clients.

Parmi les solutions sécurisées de stockage et de partage de documents, les applications suivantes font référence sur le marché du télétravail :

• ProtonDrive : Basée en Suisse, cette compagnie offre un cryptage de « bout-en-bout » pour protéger les données numériques et satisfaire aux exigences de la RGPD. En outre, les serveurs de stockage appartenant directement à cette entreprise, la sécurité des données est ainsi maximisée.

• Google Drive : les adeptes des logiciels Google pourront demeurer dans cet écosystème numérique en plaçant leurs documents de travail sur les serveurs d'hébergement de Google. Cette application assure une synchronisation automatique des données entre l'ordinateur de l'utilisateur et le serveur d'hébergement.Toutefois, il ne s'agit pas d'une solution cryptée de bout-en-bout. Aussi, l'opérateur a-t-il accès aux données qui sont analysées avant d'être chiffrées par Google. En d'autres termes, « le facteur connaît le contenu du courrier qu'il stocke ou transmet ».

Par ailleurs, le recours au « Cloud » proposé par les entreprises américaines rend applicable le « Patriot Act ». Ce dernier autorise les autorités américaines à accéder aux données, y compris lorsque ces dernières sont stockées sur des serveurs placés en France. Cela exclut donc le chiffrement de « bout-en-bout ».

• OneDrive : il s'agit de la solution proposée par Microsoft. Les fans de l'écosystème Microsoft y trouveront leur compte, sans avoir à changer de système d'exploitation et de navigateur internet. Les solutions offertes sont presque identiques à celles des autres concurrents ; elles présentent également les mêmes limitations en matière de cryptage des données que la solution GoogleDrive.

• Icloud : l'univers d'Apple propose des solutions de stockage et de partage de documents aux utilisateurs des produits de la marque. Utilisable à partir de divers navigateurs internet, cette application demande des utilisateurs qu'ils utilisent le même écosystème numérique. A la différence de ses concurrents, lcloud offre une option pour chiffrer les données de bout-en-bout.

Les logiciels de travail en temps réel et de gestion des équipes

Le travail à distance ne signifie pas la perte de contact avec le reste des coéquipiers et des collaborateurs. Les logiciels de bureau, souvent gratuits, parfois payants, offrent de nombreuses options de travail partagé en temps réel. Il devient ainsi possible de créer des salles de réunion et des bureaux virtuels afin de partager les idées et les énergies.

Parmi la liste des logiciels disponibles, certains offrent des fonctionnalités avancées pour répondre à la plupart des besoins.

• Slack : L'acquisition de Slack par Salesforce en 2021 démontre, s'il le fallait, l'efficacité de cette application pour le travail en équipe en temps réel. Les fonctionnalités de Slack permettent notamment de créer des canaux privés de communication simultanée au sein même des équipes, permettant à chaque groupe de travailler à l'unisson, bien que séparément. Slack offre également des fonctionnalités pour le suivi de projets et la gestion des équipes.

• Workplace : Meta, la société-mère de Facebook, propose une solution clé en main pour faciliter le travail interactif et assurer le suivi des projets. En plus de la vidéo, chaque équipe peut se subdiviser en groupes de travail sans perdre de vue les plans de travail et les échéanciers. Par ailleurs, Workplace est un système « ouvert » qui accepte des applications de télétravail en provenance de multiples écosystèmes numériques, qu'il s'agit de Google, Microsoft, Cisco, Salesforces…

• Microsoft team : cette application condense la puissance de l'outil informatique de Microsoft qu'elle met au service du travail en équipe dans l'écosystème de cette compagnie. Microsoft team intègre toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour travailler en temps réel sur vos documents, échanger des idées, organiser des brainstormings, ou encore vous assurer de la progression des différents projets.

De nombreuses solutions sont donc à votre disposition. Après avoir évalué vos besoins et les capacités d'évolution des logiciels envisagés, vous devrez vous poser une question essentielle : devez-vous demeurer au sein d'un même écosystème numérique, ou bien disposer de la liberté d'évoluer entre les écosystèmes numériques sans compromettre la sécurité de votre réseau professionnel ?

Dans le premier cas, vous gagnez en termes de sécurité et d'accessibilité. Dans la deuxième hypothèse, vous avez la faculté d'utiliser vos logiciels de bureau préférés quelles que soient leurs origines.

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