Aménagement de poste de travail : guide complet pour les salariés

Par Carla Cino

L’aménagement du poste de travail est une obligation légale pour toutes les entreprises en France. Il représente aussi une responsabilité, garantissant non seulement la conformité aux obligations légales, mais aussi la promotion du bien-être et de la productivité des employés. Cela implique des ajustements adaptés aux salariés. Entre le type d'aménagements que vous pouvez demander, les aides financières disponibles, et les conséquences du non-respect de ces obligations, l'objectif de cet article est d'offrir une compréhension approfondie et pratique de ce sujet essentiel.

SOMMAIRE

  1. Qu’est-ce que l’aménagement du poste de travail ?
  2. Exemples d’aménagements de poste
  3. Les obligations juridiques de l’employeur
  4. Comment demander l’aménagement du poste de travail ?
  5. Quand dois-je demander un aménagement ?
  6. Le point sur les aides financières pour les aménagements de poste
  7. Que faire si mon employeur refuse ma demande d'aménagement de poste ?

Pour de nombreuses personnes en situation de handicap ou après un arrêt maladie, demander à son employeur un aménagement de son poste de travail peut sembler une démarche délicate.

Si le processus de recrutement interdit aux employeurs d'exercer une discrimination à l'encontre des candidats sur la base d'un handicap ou de leur état de santé, demander un aménagement exige de faire preuve de transparence quant à votre situation et à vos éventuelles limites.

On compte 7 millions de personnes âgées de plus de 15 ans dans ce pays qui vivent avec un handicap, dont 1,1 million sont en emploi, alors accordons nous sur le fait qu’avoir cette conversation ne devrait pas être un sujet tabou.

1. Qu’est-ce que l’aménagement du poste de travail ?

L’aménagement du poste de travail consiste à adapter les conditions de travail (équipement, environnement, type de contrat avec le mi-temps thérapeutique) en fonction des besoins des employés.

L’aménagement du poste de travail désigne l’ensemble des modifications apportées aux conditions de travail pour répondre aux besoins uniques des employés, qu’il s’agisse de troubles de santé temporaires, de handicaps permanents, ou de prévenir les risques professionnels. L'objectif est de créer un environnement de travail ergonomique, sûr et accessible à tous.

Ces aménagements peuvent inclure des ajustements physiques, tels que des bureaux ajustables, des équipements spéciaux, ou des modifications de l’environnement, comme l’éclairage ou l’acoustique. Ils peuvent également comprendre des adaptations organisationnelles, telles que des horaires flexibles ou le télétravail. L'idée principale est d'adapter le travail à l'homme, et non l'inverse, conformément au principe fondamental de prévention des risques professionnels.

Les différents types d’aménagements du poste de travail :

  • Physiques : Ces aménagements incluent des modifications de l'équipement ou de l’espace de travail, comme des bureaux ajustables, des chaises ergonomiques, des rampes d’accès, etc.
  • Organisationnels : Ceux-ci concernent des ajustements d’horaires, la mise en place du télétravail, la réorganisation des tâches, etc.
  • Technologiques : Utilisation de logiciels spécifiques, d’aides techniques comme les amplificateurs de sons ou les lecteurs d’écran.
  • Humains : Elle inclut de faire appel à une personne tierce, par exemple dans le cas de l'interprétariat.

2. Exemples d’aménagements de poste

Vous ne savez pas quel aménagement de poste demander ou comment l'obtenir ? Le mieux est d'identifier un ou deux aménagements qui pourraient vous convenir, à vous et à votre employeur. Plusieurs ressources utiles sont à votre disposition. En effet, certains services de conseil sont là pour vous accompagner dans l’identification et la mise en œuvre des aménagements nécessaires. Vous y trouverez des fiches d'information relatives à la quasi-totalité des handicaps et des contraintes, ainsi que des idées de poste de travail aménagé. Renseignez-vous auprès :

  • Du service de prévention et de santé au travail ;
  • De Cap Emploi ;
  • Des organismes de prévention d’assurances maladie (ex. Carsat, MSA) ;
  • Des ONG de solidarité handicap ;
  • De la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) du Comité Social et Économique (CSE) ;
  • De cabinets d’ergonomie et d’ergothérapie, etc.

Les aménagements de poste peuvent varier selon les besoins de chaque employé. Voici quelques exemples concrets illustrant les différents types d’ajustements possibles :

Problèmes d’audition

  • Panneaux acoustiques : Installation de panneaux pour réduire le bruit ambiant.
  • Systèmes de communication adaptés : Utilisation de téléphones amplifiés ou de systèmes de visioconférence avec sous-titres.

Troubles musculosquelettiques

  • Bureaux assis-debout : Bureaux réglables en hauteur permettant aux employés de choisir quand travailler assis ou debout.
  • Chaises ergonomiques : Sièges ajustables offrant un soutien lombaire approprié.
  • Equipements ergonomiques : Equipements antivibratoires et harnais de levage pour réduire le stress sur les muscles et les articulations.
  • Plateformes de travail ajustables et supports pour les outils : Leur utilisation minimise les postures contraignantes et répétitives, telles que le fait de se pencher, de s'accroupir ou de travailler au-dessus de la tête.

Problèmes de vue

  • Éclairage adapté : Installation de lampes à intensité réglable et réduction des éblouissements.
  • Éclairage du travail dans l’obscurité : Utilisation d’éclairage suffisant pour une visibilité accrue.
  • Écrans spéciaux : Utilisation d’écrans avec filtres anti-lumière bleue et logiciels de grossissement de texte.
  • Accès et équipements : Installation de nez de marche pour les rebords d’escaliers, de dalles podotactiles ou encore de mains courantes avec pommeaux en braille, pour les malvoyants.

Mobilité réduite

  • Accès au lieu de travail : Installation de rampes, de portes automatiques et d’ascenseurs pour faciliter les déplacements.
  • Postes de travail accessibles : Adaptation de la hauteur des bureaux et des espaces de rangement ou de la distance de la place de parking pour une accessibilité facilité.

Déficience cognitive

  • Signalétique par pictogrammes : Installation de pictogrammes facilitant la compréhension de directions et de consignes de sécurité.
  • Logiciels d’aide à la lecture : Utilisation de logiciels de reconnaissance vocale ou correcteur pour les employés dyslexiques et dyspraxiques.

Problèmes psychiques et hypersensibilité

  • Environnement de travail moins agressif : Ajustement ou installation d’un système de chauffage réglable, d’une lumière adoucie, ou d’une bonne insonorisation.
  • Flexibilité horaire : En présentiel, possibilité de travailler en dehors des horaires de bureau ou des horaires d’affluence.

Ces quelques exemples illustrent la diversité des ajustements sur le lieu de travail envisageables et doivent être personnalisées en fonction des besoins individuels des employés. Enfin, sachez qu'il n'existe pas de liste officielle exhaustive et que vous pourriez avoir besoin d'un aménagement qui ne figure pas dans la liste ci-dessus.

3. Les obligations juridiques de l’employeur

Le cadre juridique en France impose aux employeurs diverses obligations en matière d’aménagement du poste de travail. Ces obligations sont inscrites dans le Code du travail et visent à assurer la sécurité, la santé et le bien-être des employés.

Voici un aperçu des principales obligations légales relatives à l’aménagement de poste de travail. Les entreprises, publiques et privées, doivent :

Notons aussi que ces obligations sur le plan national sont renforcées par des directives européennes et des conventions internationales ratifiées par la France, telles que la Convention relative aux droits des personnes handicapées des Nations Unies.

· Les notions clés à retenir pour les employés

Certes, votre employeur est tenu de vous fournir un aménagement adapté, mais celui-ci n'est pas nécessairement celui que vous préférez. On s’explique. S'il existe de nombreuses possibilités d'aménagement poste de travail, votre employeur pourrait opter pour la solution la moins coûteuse ou la plus pratique, à condition qu'elle soit efficace.

Lorsque vous négociez avec votre employeur, soyez donc réceptif à d'autres options. Si la solution alternative proposée par votre employeur n'est pas viable, indiquez-lui les raisons.

Ensuite, comprenez bien que dans cet arrangement, votre employeur n'est nullement tenu de vous fournir des services ou des appareils personnels. Ainsi, si vous avez besoin d'un appareil auditif que vous utiliserez à la fois sur votre lieu de travail et en dehors, il s'agit d'un appareil personnel et votre employeur ne sera pas responsable.

Toutefois, des équipements parfois jugés comme personnels sont néanmoins considérés comme des aménagements, tels qu'un téléphone portable professionnel adapté aux problèmes auditifs. On sort de la catégorie des appareils personnels dans la mesure où vous en avez majoritairement besoin dans le cadre professionnel.

Enfin, votre employeur n'est pas non plus obligé de supprimer une tâche ou une responsabilité donnée, si cette dernière constitue une fonction essentielle de votre poste de travail.

4. Comment demander l’aménagement du poste de travail ?

Devant la gêne suscitée par le fait d'attirer l'attention sur un handicap ou une maladie, certains salariés hésitent à mentionner un besoin lié à une limite de santé. Pourtant, cette demande d'ajustement constitue la première étape d'un processus de coopération entre l'employeur et l'employé.

Informez votre supérieur ou le service des ressources humaines de la nécessité d'un réaménagement de votre poste de travail pour des raisons liées à votre état de santé. Vous pouvez formuler cette demande à la personne avec laquelle vous vous sentez le plus à l'aise.

Mais lorsqu’il s’agit d’aménager un poste de travail les choses sérieuses commencent souvent par une évaluation médicale effectuée par la médecine du travail. Il lui incombe, en effet, de diagnostiquer les besoins de employés et de faire les recommandations d’aménagements appropriés. Une fois ces recommandations émises, l'employeur est tenu de les mettre en œuvre, sauf en cas d’impossibilité démontrée, auquel cas d'autres solutions, comme le reclassement, doivent être envisagées.

Récapitulons, étapes par étapes, le processus d’aménagement de poste de travail :

  • Évaluation médicale : Le salarié consulte le médecin du travail, qui évalue ses besoins.
  • Recommandations : Le médecin du travail, toujours, formule des recommandations d’aménagement du poste de travail.
  • Entretien avec l’employeur : Le salarié présente ces recommandations à l’employeur.
  • Évaluation de la faisabilité : L’employeur évalue les recommandations en termes de faisabilité technique et financière par rapport à sa structure.
  • Mise en œuvre des aménagements : L’employeur procède aux ajustements nécessaires pour accommoder le salarié.
  • Suivi et évaluation : Un suivi régulier est effectué pour s’assurer de l’efficacité des aménagements et apporter des ajustements si nécessaire.

5. Quand dois-je demander un aménagement ?

Vous pouvez demander un aménagement de poste à n'importe quel moment de votre carrière, dès lors que vous savez que vous avez réellement besoin d'un ajustement en raison de votre handicap ou de votre état de santé, même si vous n'en avez pas fait la demande lors de votre candidature ou après avoir reçu une offre d'embauche.

Pourtant, bien que rien ne vous oblige à parler d'aménagements lors d'un entretien d'embauche, c'est une excellente occasion (surtout si vous avez déjà eu besoin d'aménagements pour l'entretien lui-même) de faire en sorte que votre première journée se déroule sans heurts.

D'un point de vue pratique, une demande d'aménagement sera préférable si elle intervient avant que vos performances professionnelles ne soient affectées ou que des problèmes de conduite ne surviennent, car les employeurs ne sont pas tenus d'annuler les mesures disciplinaires prises avant qu'ils ne soient informés de votre handicap.

En outre, pas de panique, l'aménagement de poste de travail n'a pas toujours vocation à être permanent. Si vous vous rétablissez ou que vous avez besoin de davantage d'aide, il peut s'adapter à vos nouvelles exigences.

· Ne supposez pas des intentions de votre employeur

Le plus souvent, les personnes vivant avec un handicap ou qui ont besoin d'aménagements pour des raisons médicales n'osent même pas entamer la conversation avec leur employeur.

Beaucoup d’entre elles essaient déjà de combler de potentiels trous dans leur CV et hésitent à parler librement du sujet. En réalité, les efforts de recrutement et d'adaptation des entreprises à l'égard des personnes handicapées ne sont pas à négliger.

Les grandes entreprises accueillent souvent activement les candidats qui présentent un handicap, du fait de leur engagement à recruter une main-d'œuvre diversifiée et inclusive. De plus, elles disposent souvent d'un budget plus conséquent pour mettre en place des aménagements de poste.

Et même si cela semble contre-intuitif, les petites entreprises sont parfois plus enclines à créer un environnement de travail où les besoins des employés sont satisfaits, mais aussi plus innovantes dans la manière dont elles y parviennent.

Ne sous-estimez donc pas la valeur de l'établissement d'une relation gagnant-gagnant avec un employeur et de l'ouverture d'esprit. D'autant plus que pour aménager un poste de travail, l'aide financière est une option.

6. Le point sur les aides financières pour les aménagements de poste

Pour soutenir les entreprises et les travailleurs indépendants dans leurs démarches d’aménagement, diverses aides financières et techniques sont disponibles. Des organismes tels que l’AGEFIPH pour le secteur privé et le Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP) pour le secteur public, offrent des subventions et des conseils.

· Comment financer un aménagement de poste dans le privé ?

Dans le privé, l’AGEFIPH (l’Association de gestion du fonds pour l'insertion professionnelle des personnes handicapées) accorde une « aide à l’adaptation des situations de travail des personnes handicapées » pour adapter sa situation de travail.

Moyens techniques, organisationnels ou humains, sachez que la prise en charge de l'Agefiph est limitée à 90 % du surcoût lié à la compensation du handicap. Pour les prestations d’auxiliariat professionnel, la participation de l'Agefiph maximale pouvant être accordée est de 12 757 euros (2024).

L’Assurance maladie propose, elle aussi, une subvention « Prévention des risques ergonomiques ». L’entreprise pourra bénéficier de la subvention à hauteur de 70 % des investissements réalisés dans la limite d'un plafond de 25 000 euros pour financer des aménagements de poste de travail ou d'un plafond maximal de 75 000 euros pour les entreprises de moins de 200 salariés et de 25 000 euros pour les entreprises de plus de 200 salariés.

· Aménagement de poste dans la fonction publique

Pour les travailleurs handicapés de la fonction publique, c’est le FIPHP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées de la Fonction Publique) qui intervient. Le FIPHP est là pour accompagner et financer l’aménagement du poste de travail.

· Quid des travailleurs RQTH ?

Pour les particuliers qui sont titulaires de la RQTH (Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé), la MDPH (Maison Départementale des Personnes Handicapées) peut prendre en charge partiellement ou totalement l’aménagement du poste, par exemple en finançant l’achat de matériel.

7. Que faire si mon employeur refuse ma demande d'aménagement de poste ?

Posez à votre employeur la question de savoir pourquoi votre requête a été refusée et demandez-lui de vous communiquer le refus par écrit. En fonction de la réponse, réfléchissez à la possibilité de poursuivre le dialogue ou non. Par exemple, si votre employeur affirme que votre demande constituerait une contrainte excessive, vous pourriez plancher sur d'autres solutions.

Vous pouvez peut-être aussi faire remonter votre demande au sein de votre organisation. Ainsi, si votre supérieur hiérarchique a rejeté votre demande, envisagez de vous adresser aux ressources humaines. Dans ce sens, sachez que certains employeurs ont mis en place des procédures de plainte internes. Les adhérents d'un syndicat peuvent aussi présenter une plainte par l'intermédiaire de leur syndicat.

· Quelles sanctions pour l’employeur en cas de non-respect ?

Le non-respect des obligations d’aménagement peut entraîner des sanctions pour l’employeur. Ces sanctions peuvent être administratives, financières ou pénales, et peuvent sérieusement affecter l'entreprise tant sur le plan financier que sur le plan de la réputation.

En cas de non-respect des recommandations ou des exigences légales en matière d'aménagement de poste, l'inspection du travail peut émettre des avertissements ou des mises en demeure. Celles-ci obligent l'employeur à se conformer dans un délai précis, sous peine de sanctions plus graves.

L'inspection du travail peut imposer à l'employeur de mettre en œuvre un plan de redressement pour remédier aux manquements identifiés. Ce plan doit détailler les mesures correctives et les délais de mise en œuvre.

Le non-respect des obligations d'aménagement de poste peut aussi entraîner des amendes administratives importantes.

Par exemple, le non-respect des dispositions de l’article L. 4121-1 du Code du travail sur la sécurité et la protection de la santé des travailleurs peut déclencher des amendes pouvant aller jusqu'à 10 000 euros par infraction constatée.

Les employés affectés peuvent alors intenter des actions en justice pour obtenir des dommages et intérêts pour les préjudices subis. Les montants varient en fonction de la gravité du manquement et des conséquences pour l'employé. A titre d’exemple, un employé qui développe une maladie professionnelle due à un manque d'aménagement adéquat peut obtenir une compensation substantielle.

Enfin, en cas de manquement délibéré qui met en danger la vie ou la santé d'autrui, l'employeur peut être poursuivi pénalement. Cette infraction est passible d'un an d'emprisonnement et de 15 000 euros d'amende.

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