Rapport d'étonnement : définition et modèle
Si vous arrivez dans une nouvelle entreprise, votre manager peut vous demander de remplir un rapport d’étonnement. Vous n’en avez jamais entendu parler ? Pas de problème, Monster vous explique ce qui se cache derrière ce mystérieux document.
Rapport d'étonnement : définition
Egalement appelé « rapport de découverte » ou « note d’observation critique », le rapport d’étonnement est un document rédigé par un nouveau salarié à la demande de son employeur. Mis en place par le service des ressources humaines, il peut être envoyé à tout nouvel arrivant fraîchement débarqué dans l’entreprise qu’il soit jeune diplômé ou collaborateur senior et ce, quel que soit la nature de son contrat :
- Salarié en CDI
- Salarié en CDD
- Salarié à temps partiel
- Alternant
- Stagiaire
- Intérimaire
- Collaborateur promu à un poste de manager ou muté dans un autre service
Dans ce rapport d’étonnement, l’employeur cherche à obtenir des impressions, des observations, des surprises, des réflexions sur l’entreprise et le service intégré par le salarié.
Pour savoir comment rédiger un rapport d'étonnement, il faut être le plus honnête possible : pour cela, l’employeur doit pouvoir garantir au salarié, une totale liberté d’expression, accepter les critiques constructives et réagir pour mettre en place des mesures d’amélioration.
A quoi sert un rapport d’étonnement ?
Ce document écrit est un outil managérial qui n’a rien d’obligatoire mais reste fortement conseillé : il permet en effet à l’entreprise de recueillir une vision fraîche et objective qui peut l’aider à repérer et à améliorer d’éventuels dysfonctionnements en interne.
L’analyse objective et candide du nouveau salarié peut aider l’employeur à prendre du recul pour :
- Etudier le processus de recrutement
- Analyser le procédé d’intégration
- Dresser un constat des bonnes pratiques
- Mettre en place des axes d’amélioration
- Evaluer la communication interne
- Examiner le système managérial
In fine, c’est un outil stratégique qui permet à l’employeur de s’assurer que l’expérience des nouveaux collaborateurs est satisfaite, dès leur arrivée dans l’entreprise. En les incitant à s’exprimer librement, elle œuvre à renforcer le lien de confiance et à fidéliser les nouveaux salariés en adoptant une posture RH à l’écoute, très précieuse dans un marché extrêmement concurrentiel.
Côté salarié, le rapport d’étonnement est une excellente manière de se démarquer en apportant des critiques constructives voire des idées innovatrices qui peuvent consolider l’entreprise. Etre consulté et savoir que son opinion compte contribue également à fortifier le sentiment d’appartenance à l’entreprise et à booster sa motivation.
Modèle d’un rapport d'étonnement
Pour recevoir le feedback d’un nouveau collaborateur, l’entreprise peut, en fonction de sa structure, sa taille, sa politique RH, s’appuyer sur différents supports :
- Questionnaire
- Système de notation
- Bilan oral
- Note de synthèse.
Idéalement, le rapport d’étonnement doit être transmis au nouveau collaborateur pour que celui-ci puisse noter ce qu’il observe dès ses premiers jours de présence dans l’entreprise. Après un délai d’environ 3 mois - qui peut correspondre à la fin de la période d’essai dans de nombreux cas - il remet le document rempli à son manager.
Voilà un exemple de rapport d'étonnement :
1 Fiche d’identité du salarié
Nom & Prénom du salarié :
Date d’arrivée dans l’entreprise :
Nom du service :
Nom et prénom du manager :
Nature du contrat (CDI, CDD, Alternant, Stagiaire etc) :
2 Questions sur le processus de recrutement
Quelle est votre opinion sur la qualité des entretiens ?
Comment jugez-vous la réactivité des interlocuteurs
Etes-vous satisfait de la communication avec le recruteur ?
Que pensez-vous des délais du recrutement ?
La réalité du poste est-elle conforme à la fiche de poste?
Décrivez un élément qui vous a agréablement surpris
Avez-vous des suggestions pour améliorer le processus de recrutement ?
3 Questions sur l’accueil du salarié
Quelle est votre opinion sur votre prise en charge à l’arrivée ?
Etes-vous satisfait par les informations fournies sur le fonctionnement de l’entreprise ?
Que pensez-vous de votre intégration au service ?
Comment jugez-vous l’accueil des autres salariés ?
Décrivez un élément qui vous a agréablement surpris
Avez-vous des suggestions pour améliorer l’accueil des nouveaux salariés ?
4 Questions sur la prise de poste
Quelle est votre opinion sur l’organisation du service ?
Le niveau de communication en interne vous paraît-il satisfaisant ?
Que pensez-vous du rythme de travail ?
Comment jugez-vous l’efficacité des réunions ?
Pouvez-vous décrire les relations avec vos collègues ?
Etes-vous satisfait du management ?
Décrivez un élément qui vous a agréablement surpris
Avez-vous des suggestions pour optimiser la prise de poste d’un nouveau salarié ?
Le rapport d’étonnement peut également inclure des questions sur le fonctionnement général sur l’entreprise :
- La qualité du matériel
- La qualité de la restauration collective
- L’environnement de travail
- Le niveau des avantages offerts aux salariés
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