Assistant budget et charges CDD H/F

Définition du poste

Il/elle assure le suivi des engagements et leur bonne affectation budgétaire en relation avec les directions centrales concernées (Direction des services financiers…), les interlocuteurs de la Direction Territoriale (secteurs de gérance notamment) et les partenaires extérieurs (fournisseurs…). Il/elle veille plus particulièrement à la fiabilité des informations saisies en contrôlant les paramètres de la commande (charges récupérables, TVA…), son suivi (commandes sans objet ou créées en double) et sa facturation (en relançant, le cas échéant, les fournisseurs).

A ce titre il/elle : 

Procède au contrôle de la facturation contribuant ainsi à la qualité du traitement budgétaire de la Direction Territoriale :

* met en œuvre, un contrôle des données saisies, en soutien des secteurs de gérance et en étant particulièrement attentif à la récupération effective des charges récupérables. Et contrôle notamment les différentes bases de répartition des charges des groupes.

* assure la relance et le suivi de la facturation auprès des fournisseurs.

* appuie le réseau tout au long de l’année, pour améliorer la clôture des comptes et la gestion des charges à payer et contribue à la formation des CUG et des gérants nouvellement arrivés, dans son domaine de compétences.

Il/elle assure la collecte de l’ensemble des éléments relatifs aux charges :

* assure le suivi de la bonne imputation des dépenses, contrôle l’enregistrement des factures forfaitaires (Eau, électricité, divers contrats)

* Vérifie et justifie les écarts des principaux postes de charges pour la régularisation.

* Contribue à une mise à plat des bases de répartition de charges pour l’ensemble des groupes de la Direction Territoriale.

* Fiabilise les consommations d'eau en lien avec les équipes de proximité en vue des régularisations de charges.

Il/elle assiste le chargé du budget et charges ainsi que les agences :

* Dans la préparation des dossiers de charges en effectuant, le cas échéant, un pointage des comptes récupérables par groupe et en corrigeant d’éventuelles anomalies (erreur de groupe ou de compte).

* Dans la préparation du budget.

* Dans les vérifications nécessaires à la régularisation des charges (vérification des index d'eau, des variations de résultats atypiques par postes…)

Enfin, il/elle assure le suivi de chantiers particuliers comme :

* Le suivi des groupes en copropriété : analyse des écarts entre l'arrêté des comptes définitif du syndic et les montants régularisés.

* La mise à jour dans IKOS des compteurs EDF, en collaboration avec le pôle patrimoine.

* Le suivi des exemptions des gardiens.

Profil recherché

Bac + 2 dans les domaines de l'assistanat, ou niveau acquis par expérience, 2 ans d'expérience minimum souhaitée dans une fonction similaire

Maîtrise des outils bureautiques (Pack office, Outlook)

* Qualités rédactionnelles, d’organisation et de gestion des priorités

* Aisance relationnelle et capacité à travailler en transverse, disponibilité.