ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F

STANDARD /COURRIER

·         accueil téléphonique

·         prise de messages et transmission aux personnes concernées

·         réception et traitement du courrier reçu (papier, électronique)

·         tenue et gestion de différents tableaux de bord (courriers envoyés et reçus, location de matériels, achats EPI et fournitures diverses…)

·         établissement, envoi, numérisation et classement des courriers

·         archivages des documents

APPELS D’OFFRES/CHANTIER

·         préparation et tenue à jour des dossiers administratifs des sous-traitants et des demandes d’agrément

·         préparation, gestion et envoi des pièces de marché

·         archivage des dossiers (format papier et numérique)

·         suivi et gestion des demandes de caution avec la direction

·         établissement des contrats de sous-traitance et envoi aux clients après signature

·         établissement, envoi et suivi de divers documents (PPSPS, DICT…)

·         transmission de différents documents (plans, fiches techniques…)

·         mise à jour des références travaux

·         téléchargement sur internet, enregistrement informatique et impression des DCE.

·         dépôt de réponses à appels d’offres sur plateformes 

·         passation de commandes aux fournisseurs et aux sous-traitants

·         secrétariat courant avec MOE, MOA et sous-traitants (courriers, relances, transmission de documents…)

·         consultation de différents fournisseurs pour comparer les offres de prix

·         rapprochement des bons de livraisons et des factures avec les commandes

·         archivage

FACTURATION

·         établissement des situations sous la direction du conducteur de travaux

·         édition et transmission des factures aux maîtres d’œuvre et d’ouvrage

·         transmission des factures au cabinet d'expertise comptable

·         dépôt des factures sur plateformes (CHORUS, EDIFLEX…)

·         classement des factures clients, fournisseurs et sous-traitants