Chargé(e) de gestion administrative (H/F)

EBM Business School est un Centre de Formation d'Apprentis dynamique et en pleine croissance, offrant des formations diversifiées aux jeunes et aux adultes en alternance, dans le but de les préparer à une insertion professionnelle réussie. Nous nous engageons à offrir des formations de qualité en collaboration avec des entreprises partenaires qui partagent notre vision de l'apprentissage.

Missions principales : En tant que Chargé(e) de gestion administrative, vous serez un acteur clé dans le bon fonctionnement administratif du CFA, avec un focus particulier sur la gestion des contrats d’apprentissage.

Vous interviendrez dans les tâches suivantes : 

- Gestion des contrats d’apprentissage : Suivi administratif des contrats (rédaction, mise à jour, transmission aux différents acteurs), vérification de la conformité des documents, préparation des avenants, relance des entreprises et des apprentis.

- Gestion des dossiers administratifs : Création et suivi des dossiers des apprentis (inscriptions, pièces administratives), gestion des absences, des attestations de présence, etc.

- Communication avec les partenaires : Liaison régulière avec les entreprises, les services publics (OPCO, mission locale, etc.) et les autres acteurs institutionnels pour assurer le bon suivi des contrats d’apprentissage et des demandes administratives.

- Suivi des paiements et des subventions : Assurer le suivi des paiements liés aux contrats d’apprentissage et veiller à la bonne gestion des financements (subventions, prise en charge, etc.).

- Accompagnement des apprentis et des entreprises : Conseiller et assister les entreprises dans le cadre de l'intégration des contrats d’apprentissage et répondre aux questions des apprentis sur les aspects administratifs.

- Veille réglementaire : Assurer une veille sur la législation et les évolutions relatives à l’apprentissage et aux contrats de travail.

Profil recherché :

 Nous recherchons un(e) candidat(e) avec une solide connaissance des contrats d’apprentissage et des procédures administratives liées à la formation en alternance.

Plus précisément, vous disposez des compétences suivantes :

- Expérience : Minimum 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans un CFA, une école ou une entreprise ayant des collaborateurs en alternance.

- Compétences en gestion administrative : Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, logiciels de gestion administrative), capacité à gérer un grand volume de documents et à respecter les délais.

- Connaissance des contrats d’apprentissage : Vous maîtrisez les aspects juridiques et administratifs des contrats d’apprentissage, des règles liées à l'alternance et des différents financements.

- Rigueur et organisation : Vous êtes organisé(e), méthodique et faites preuve d’une grande rigueur dans la gestion des documents administratifs.

- Qualités relationnelles : Vous avez un excellent sens du contact et êtes à l’aise dans vos échanges avec des interlocuteurs variés : entreprises, apprentis, partenaires institutionnels, etc.

- Capacité d’adaptation : Vous savez évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution, et avez une capacité à vous adapter à de nouvelles situations.