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Responsable de service administratif et financier de l'IPST-CNAM (H/F)

Institut National Polytechnique de Toulouse

Toulouse, OCC

DÉTAILS DU POSTE
LIEU
Toulouse, OCC
DATE DE PUBLICATION
Il y a 20 jours

Toulouse INP regroupe 6 grandes écoles d’ingénieurs et près de 7000 étudiants. Agronomie, chimie, matériaux, procédés, génie industriel, électronique, hydraulique, informatique, télécommunications, mécanique, sciences vétérinaires, météorologie et climat… sont autant de domaines dans lesquels Toulouse INP dispense des formations d’excellence reconnues au niveau national et international. Son offre de formation comporte des diplômes d’ingénieurs mais aussi des masters, des doctorats et des diplômes d’établissement, ainsi qu’un cycle préparatoire. Toulouse INP propose également une offre de formation continue et professionnelle.

Le responsable de service administratif et financier assure et contrôle la coordination et la gestion des équipes du service dans les fonctions administratives, financières et ressources humaines, dans un environnement multi-tutelles et multi-sites.

Le responsable de service administratif et financier concourt à la production d’outils de pilotage.

Mission 1: Coordination et gestion des équipes du service dans les fonctions administratives, financières et ressources humaines

Management

• Organiser et animer le service Administratif et Financier (4 agents)

• Planifier la charge de travail, suivi des indicateurs d’activités.

• Mener les entretiens professionnels, actualiser les fiches de poste, définir les besoins en formation

• Accompagner les personnels dans le règlement de situations difficiles

• Réaliser des tableaux de bord, des bilans, des synthèses pour l’établissement

• Etablir et contrôler les processus de scolarité administrative, finance et RH

Administratif & Scolarité

• Produire et collecter les données juridiques prévues par les contrats • Structurer et coder les outils métiers pour les équipes internes en lien avec les services

• Participer à la gestion de la scolarité (planning, squelette offre pédagogique, etc.) en lien avec la direction des études

• Assurer l’actualisation des procédures et la mise en place de celles-ci

• Participer à la gestion des agréments pour les enseignants en lien avec la direction des études

• Suivre et analyser l'évolution de la réglementation

• Rédiger des actes juridiques (contrat, convention, règlement, etc.) • Contrôler la conformité des conventions

• Répondre aux demandes et enquêtes des tutelles et des commissaires aux comptes

• Utiliser les outils métiers : GESICC@ ; EDOF ; SIGMA ; ADAGE

Financier

• Assurer la gestion financière et comptable des dépenses et/ou recettes de l'établissement

• Participer à la préparation et suivre le budget, contrôler sa répartition et son exécution (processus de dialogue budgétaire)

• Contrôler les opérations comptables (affectation, disponibilité des crédits, créances)

• Contrôler les opérations de clôture annuelle en liaison avec l’agence comptable de l’INPT

• Gérer la relation avec l’agence comptable de Toulouse INP, les pièces en instance

• Suivre l’exécution des conventions pour toutes les activités contractuelles

• Tenir la comptabilité générale, trésorerie analytique et patrimoniale

• Elaborer une comptabilité analytique et un plan de contrôle interne

• Etablir les bilans comptables à la demande de certains organismes

• Etablir les états périodiques de la trésorerie et détecter tout risque de déséquilibre

• S’assurer de la traçabilité de toutes les opérations financières (tableaux de bord et suivi)

• Gérer les crédits budgétaires dans SIFAC +

• Établir et émettre les titres de recettes correspondant aux conventions conclues par l'établissement

• Suivre et contrôler les opérations comptables et financières dans le cadre établi des plans de contrôle (dépenses et recettes)

• Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences

• Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables

• Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables

Ressources humaines

• Assurer la gestion RH de proximité : heures complémentaires / vacations administratives

• Gérer la mise en paiement des heures de vacations

• Faire le lien entre les postes des missions, des recettes et des cours complémentaires

• Gérer les relations avec le service des ressources humaines de l’INP

• Assurer la bonne articulation pour la complétude des dossiers de vacation des enseignants vacataires

• Gérer les heures complémentaires et suivre l’évolution budgétaire de la masse salariale

• Gérer les vacations administratives liées aux besoins d’organisation de la structure (examens…)

• Utiliser les outils métiers : HELICO, AGATHE, GESCICCA, SIFAC +, PEGASE

Mission 2 : Outils de pilotage et scolarité

Concourir à la production d’outils de pilotage

• Elaborer et mettre en oeuvre des indicateurs de pilotage et des outils d’aide à la décision

• Apporter expertise et conseil

Travailler en lien avec l’ensemble des pôles pour optimiser les outils de scolarité et financiers existants.

Connaissances :

• Connaissance de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP

• Connaissance des droits et obligations de la fonction publique

• Connaissance approfondie des systèmes d’enseignement et de recherche

• Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure

• Connaissance générale de la gestion des ressources humaines

• Connaissance générale des règles de gestion comptable et financière des établissements publics

• Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche

• Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l’établissement

Compétences opérationnelles :

• Appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion

• Maitrise et expertise des outils métiers

• Manager et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien

• Conduire un projet, accompagner les changements

• Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord

• Qualités d’expression écrite et orale

• Capacité d’analyse et de synthèse ; Analyser, exploiter, structurer des données

• Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs

• Discrétion, confidentialité

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Savoir mettre en place une comptabilité analytique



Profil recherché :

Une 1ère expérience serait un plus

Statut : Titulaire ou CDD de 12 mois renouvelable

Catégorie : B-TECH

Rémunération :

Contractuel : entre 1836,20€ et 1974,03€ + 150€ de prime mensuelle

Titulaire : En fonction de votre échelon + IFSE de l’INP



Avantages :

- 51 jours de congés payés annuels pour un temps plein

- Télétravail possible jusqu’à 2 jours

- Frais de transports en commun pris en charges à hauteur de 75%

- Complémentaire santé pris en charge à hauteur de 15€

- Supplément familial de traitement en fonction du nombre d’enfants et de la situation personnelle

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Subvention restauration collective

- Formation, accompagnement dans le parcours professionnel, préparation aux concours de la fonction publique

- Réduction possible pour les loisirs, la culture, la mode, la beauté, les voyages …

- Action sociale (chèques vacances, cartes loisirs, l’aide à l’AIP)

- Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

À propos de la société

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Institut National Polytechnique de Toulouse