Secrétaire administrative et médicale (H/F)

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.

Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.

Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

- Accueil des agents : physique et téléphonique pour les Rdv avec les médecins, infirmières, ergonome et psychologues

- Accueil et orientation des visiteurs

- Gestion de la boite mails générique entrante du pôle secrétariat

- Organisation et planification du planning des médecins

- Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP)

- Planification des rendez-vous des psychologues

- Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires

- Création du Dossier Médical numérique de l’agent (DMST) logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation

- Assurer la numérisation des DMST papier en prévision des VM + VIP

- Mise à jour des tableaux de suivi (établissements conventionnés + SIA / SIR)

- Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies

- Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l’arrivée et au départ

- Interaction avec les différents services de l’Université, diffusion et réception d’informations

- Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l’audition…

- Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et PDB

- Prise en charge d’une thématique, ex : factures (activité annexe par les secrétaires) bons de commandes…

- Prise de rdv pour des examens complémentaires auprès des professionnels extérieurs de santé - activité exceptionnelle

- Gestion des besoins matériels du site de rattachement

- Participation à la réalisation d’examens médicaux complémentaires (test vision) – Appui aux infirmières

- Connaissance de l’Université et de son fonctionnement

- Connaissance des techniques de gestion administrative

- Connaissance de l’organisation et des activités du Service Santé au Travail

- Maitriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative

- Maitriser les outils de gestion, assister les personnels de l’équipe

- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires

- Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire

- Planifier les activités et les échéances

- Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées

- Maitriser les techniques de communication

- Communication : capacité d’écoute et de dialogue

- Savoir adapter son discours à son interlocuteur

- Etre réactif et savoir s’adapter aux évolutions organisationnelles et réglementaires

- Savoir gérer les priorités / travailler avec anticipation

- Capacité de synthèse

- Rigueur

- Esprit d’équipe

- Esprit d’initiatives et d’autonomie

- Discrétion et sens de la confidentialité