Secrétaire Cabinet du doyen - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

La Faculté de droit et de science politique d’Aix-Marseille Université accueille chaque année environ 10 000 étudiants sur ses trois sites : Aix-en-Provence (8000), Marseille (1800) et Arles (220).

Organisée autour de services centraux d’appui, d’Instituts facultaires et d’unités de recherche, elle propose une offre de formation riche et diversifiée dans un environnement de travail favorisant l’apprentissage, la transmission et la production de connaissances.

Missions :

Assurer des fonctions polyvalentes d’assistance pour le cabinet du doyen en lien avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes;

Activités principales :

-      Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

-      Répondre aux demandes d’information des interlocuteurs

-      Gérer les agendas et suivre des échéances

-      Assurer le suivi du circuit des parapheurs

-      Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

-      Assurer le suivi de dossiers en lien avec les services

-      Assurer l’organisation opérationnelle de réunions

-      Organiser, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord

-      Participer au soutien logistique de l’ensemble des manifestations et évènements organisé par le Cabinet.

-      Procéder aux demandes de devis et suivi/réception de bons de commande

-      Mettre en forme des documents administratifs

-      Diffuser de l’information

-      Classer, archiver des documents

Conditions particulières d’exercice :

Pas de télétravail, participation aux évènements

Positionnement hiérarchique :

Sous l’autorité de la chef de cabinet

Connaissances et savoirs :

-        Connaissance du fonctionnement des Universités appréciée

-        Techniques de secrétariat (gestion courriers, courriels, archivage…)

-        Outils bureautique (word, excel, internet…)

Savoir-faire :

-        Maitrise des techniques de gestion administrative

-        Savoir organiser le classement et la conservation de documents et informations

-        Savoir respecter les procédures administratives et règlementaires

-        Savoir rendre compte

-        Savoir saisir et mettre à jour des données

-        Excellente expression orale et écrite

Savoir-être :

-   Rigueur, maitrise de soi et sens du service public

-   Travail en équipe

-   Efficacité

-   Autonomie

-   Qualités relationnelles indispensables : savoir s’adapter aux publics (étudiants, partenaires, enseignants, personnalités extérieures…)

-   Disponibilité et confidentialité

-   Savoir gérer les urgences

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibredes temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social