Secrétaire H/F

Créée en 1954, l'Entraide Union est une association intervenant dans les secteurs social, médico-social et sanitaire. Elle regroupe près de 60 établissements qui accueillent des personnes de tous âges, en grande difficulté ou en situation de handicap, ainsi que des enfants dans le cadre de la protection de l'enfance.

Parmi ces établissements, le SESSAD Dysphasia accueille des enfants et adolescents ayant entre 5 et 25 ans et présentant des troubles cognitifs spécifiques (appelés aussi troubles des apprentissages) portant sur le langage ou le geste, souvent associés entre eux et avec des troubles psychoaffectifs nécessitant un accompagnement pluridisciplinaire global et coordonné.

Le SESSAD Dysphasia recrute un secrétaire H/F en CDD à temps plein (2 mois).

Vos missions :

• Assurer le suivi administratif des dossiers papiers et informatisés des usagers

• Elaborer et rédiger des courriers, documents

• Assurer la diffusion du courrier et des informations

• Gérer les commandes de matériels

• Rédiger les comptes-rendus de réunion

• Gérer les maintenances (prise de rendez-vous et suivis)

• Gérer le classement et l’archivage

• Gérer les rendez-vous et les plannings

• Gérer et assurer le suivi des outils organisationnels

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, ainsi que la réception et l’enregistrement du courrier, transmettre les informations recueillies aux intéressés

• Assurer les contacts téléphoniques avec les familles au niveau administratifs et avec divers correspondants (entreprise, administration…)

• Suivi et envoi de l’activité via le logiciel Imago Du en lien avec le siège

• Gérer les commandes et la distribution des tickets restaurant en lien avec les EVP

• Gérer les dossiers d’assurances pour le compte du service

• Gérer le classement et l’archivage des documents

• Tenue des dossiers du personnel, relations avec la Médecine du Travail, suivi des visites médicales, gestion des dossiers de prévoyances des salariés et de la mutuelle en lien avec la comptable et le siège de l’association

• Suivi des formation en lien avec la direction, la comptabilité et le siège.

• Assurer un relai avec la secrétaire de l’IMP en son absence : standard téléphonique, accueil physique.

• Les listes qui précèdent n’ont pas un caractère exhaustif. Elles pourront être complétées par des missions complémentaires conformes à votre emploi et à vos compétences.

Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, sens du contact)

Autonomie dans l’organisation du travail, à l’aise en rédaction et dans la prise de notes…

Anticipation et mise à jour des dossiers

Ponctualité

Rigueur

Discrétion et confidentialité

Maîtrise indispensable de la bureautique et outils informatiques (word, excel, canva…), connaissance du logiciel Imago Du serait un plus.