Technicien Documentaire H/F

Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités… Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités.

Vous serez responsable des missions suivantes :

COURRIER PHYSIQUE

-       Collecte et distribution du courrier postal auprès des managers

GESTION DOCUMENTAIRE COURANTE

-       Gestion des documents entrants :

o   réception et tri des documents

o   affectation, numérisation, enregistrement en GED et diffusion

o   extension de diffusion et diffusion complémentaire

-       Activités ponctuelles liées à la gestion documentaire :

o   Numérisation de documents (formats A4, A3).

o   Suivi et organisation des demandes de reprographie

o   Tri et enregistrement de documents de l’unité en GED (reprise de boîte d’archivage papier par exemple)

o   Rédaction de courrier

o   Suivi de prédiffusion

DIGITALISATION DES DOCUMENTS

-       Vérification, enregistrement et affectation dans une GED

-       Créer de document technique avec ajout d’annexe si nécessaire

 ASSISTANCE ADMINISTRATIVE ET GESTION DES REVUES

-       Préparation de dossier de notes et d’études en vue d’intégration dans l’ECM

-       Gestion des revues papier : réception et diffusion auprès des abonnés par circulation de pochettes

-       Archivages des revues

 MISE EN FORME DES DOCUMENTS

-       Assistance à la mise en forme des documents et des renditions dans la GED

-       Contrôle des champs dans la GED

-       Passage du document de l’état Brouillon à l’état Préliminaire dans la GED

-       Préparation / complétude de liste de diffusion dans la GED

REPROGRAPHIE -ARCHIVES

ASSISTANCE AUX UTILISATEURS

-       Gestion et suivi des incidents,

-       Assistance/conseil auprès des utilisateurs

-       Création et suivi des demandes

-       Communication et documentation sur les outils documentaires

-       Animation de formations

-       Gestion des modèles documentaires

-       Sollicitations ponctuelles

De formation : BAC+2/3 minimum en gestion documentaire, vous justifiez d'une expérience significative dans le domaine.

• Très bonnes compétences rédactionnelles.

• Vous êtes force de proposition et votre aptitude au travail d'équipe ainsi que vos qualités d'écoute et d'analyse seront des atouts essentiels dans la bonne de réalisation des missions.

• Maîtrise des outils collaboratifs : Teams, SharePoint, Outlook, OneNote...