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Mail de convocation à un entretien d’embauche : 5 conseils pour rédiger une proposition efficace

Mail de convocation à un entretien d’embauche : 5 conseils pour rédiger une proposition efficace

Vous avez écumé un nombre incalculable de CV et enfin isolé les talents avec lesquels vous souhaiteriez débuter le processus d’embauche. Si cette phase d’entretiens est assez excitante, elle peut aussi se révéler chronophage : il faudra faire appel à votre sens de l’organisation et à votre discernement.

Rédiger un mail de convocation à un entretien d’embauche semble relativement simple, mais tout l’enjeu réside dans le fait de fournir les bonnes informations le plus clairement possible. Voici quelques conseils pour y arriver.

Pourquoi faire une convocation à un entretien d’embauche par mail ?

Que vous comptiez organiser un entretien téléphonique, une vidéo-conférence ou une rencontre physique, il faudra en premier lieu conserver une trace de votre invitation. Date d’envoi de votre mail, temps de réponse des candidats… Envoyer un mail de convocation à un entretien d’embauche vous fait gagner un temps précieux et permet aux destinataires de lire et répondre à votre invitation selon leurs disponibilités.

Que mettre dans votre mail de convocation à un entretien d’embauche

Un mail de convocation à un entretien d’embauche se doit tout d’abord d’être court et succinct. Veillez tout de même à y inclure quelques éléments clés :

  • Votre nom, votre poste et le nom de l’entreprise
  • Le poste pour lequel vous le contactez (il aura peut-être déposé d’autres candidatures)
  • Le lieu de l’entretien (par téléphone, en vidéo-conférence, au bureau…)
  • Plusieurs propositions de dates et de créneaux horaires
  • Qui fera passer l’entretien (si vous le savez déjà)
  • Les documents à apporter (CV papier, pièce d’identité …)
  • Comment vous contacter au besoin

Proposer plusieurs dates et créneaux horaires est particulièrement important : cela montre que vous prenez en compte ses disponibilités et que vous êtes flexible. Mieux encore, demandez au candidat de vous proposer lui-même plusieurs choix en fonction de son emploi du temps dans les deux semaines à venir.

L’image de votre entreprise dans le mail de convocation à un entretien d’embauche

Le mail d’invitation à un premier entretien est, de fait, une des premières interactions entre le candidat et votre entreprise, et la première impression compte !

Comme ce mail de convocation à l’entretien d’embauche influence le regard que portera le candidat sur votre société, veillez à le valoriser et à lui donner envie de passer cet entretien. Pour cela, adoptez un ton chaleureux et remerciez-le pour sa candidature. Vous pouvez aussi lui expliquer ce qui vous a le plus frappé dans son CV ou sa lettre de motivation. Les mails impersonnels sans citer le nom du candidat sont donc à éviter ! Mais n’ayez crainte : vous pouvez tout de même établir un modèle de base que vous personnaliserez selon le profil.

Que faire pour les candidats que vous avez démarchés ?

Il peut arriver d’envoyer un mail pour proposer un entretien à quelqu’un qui n’a pas postulé chez vous mais semble avoir le profil adéquat. Il s’agira donc de démarcher un talent qui n’est pas dans une dynamique de candidature.

Tout d’abord, il serait malvenu d’envoyer votre mail de proposition d’entretien sur son adresse professionnelle. Vous pourriez créer un conflit avec son employeur. Expliquez ensuite la raison pour laquelle son profil vous intéresse et les caractéristiques du poste en question.

Complétez votre mail de convocation à l’entretien d’embauche avec une description plus détaillée du poste (en pièce jointe ou via un lien de redirection) et donnez un aperçu de votre société (son secteur d’activité, votre culture d’entreprise). Enfin, faites part de vos disponibilités pour une éventuelle prise de contact.

Repérez avec soin les profils qui vous correspondent le plus

En somme, pour réussir son mail de convocation à un entretien d’embauche, faire preuve de transparence est essentiel si vous souhaitez obtenir de meilleurs résultats en matière de recrutement.

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