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Les incontournables légaux d’une embauche

Les incontournables légaux d’une embauche

En matière de Droit du travail, les dispositions conventionnelles, généralement plus favorables au collaborateur, priment sur celles du Code du travail. Faisons le point sur les incontournables légaux d’une embauche.

En matière de Droit du travail, plusieurs dispositions sont applicables, celles du Code du travail mais aussi les dispositions conventionnelles, généralement plus favorables au collaborateur. « Ces dernières sont celles que l’on applique en premier, c’est seulement quand il y a un vide dans la convention collective que l’on se réfère au Code du travail », rappelle Aurélie Michel Doyen, RRH chez Abilways. Cet article, qui s’adresse en priorité aux TPE et PME ne disposant pas de ressources RH, ne dessine que les grandes lignes des points légaux à respecter lors d’une embauche. En complément, nous vous invitons à vérifier ce que dit votre convention collective et à consulter ici les fiches pratiques du Droit du travail éditées par le Ministère du travail.

> Pour un travailleur étranger non ressortissant de l’Union européenne : l’employeur doit vérifier qu’il a un titre de séjour mentionnant l’autorisation à un emploi salarié, c’est au futur salarié d’apporter ces éléments.

> Pour un CDD : la promesse d’embauche est souhaitable mais non obligatoire. « L’indication du motif du CDD est en revanche obligatoire, un CDD sans motif est requalifié en CDI », explique Aurélie Michel Doyen. Le CDD n’est en effet applicable que dans les cas suivants : le remplacement temporaire d’un salarié absent, un surcroît d’activité temporaire, et dans les secteurs où s’applique le CDD d’usage (audiovisuel, spectacles, enseignement, formation, sport…). Il doit être signé dans les deux jours ouvrables de l’arrivée du nouvel entrant, il devient sinon un CDI.

> Pour un CDI : le contrat de travail n’est pas obligatoire, le bulletin de salaire en fait office. Toutefois, comme le souligne Jennifer Misserlian, chargée de RH à temps partagé et consultante RH, « comment, sans contrat, savoir sur quelles bases on embauche quelqu’un ? ». Il est donc recommandé d’en établir un et, bien qu’il n’existe pas de contrat type, de fixer les principaux éléments de l’engagement entre l’entreprise et le nouvel entrant : temps de travail, rémunération, localisation du poste, mission, période d’essai, clause de mobilité et de concurrence s’il y a lieu, etc. « La clause de non concurrence donne lieu à une indemnité qui doit apparaître sur le bulletin de paie », précise-t-elle. En ce qui concerne la période d’essai, sa mention est facultative mais elle n’existe que si elle est mentionnée. « Elle permet d’évaluer davantage le nouvel entrant et, s’il ne correspond pas aux critères demandés, de pouvoir rompre le contrat », indique Aurélie Michel Doyen, il est donc préférable de la prévoir, sa durée étant variable selon les statuts.

Obligatoires dans tous les cas

> La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : elle est établie auprès de l’Urssaf, au plus tard le jour de l’arrivée du collaborateur, à partir de documents que celui-ci aura fourni à son employeur. Un formulaire en ligne permet de déclarer en une seule opération le salarié auprès de tous les organismes sociaux obligatoires. Une copie doit être remise au salarié.

> La visite médicale d’embauche : la DPAE permet en outre d’être directement relié à la médecine du travail, l’entreprise reçoit ensuite une convocation pour que le salarié effectue sa visite médicale dans les huit jours de son arrivée dans l’entreprise.

> Le règlement intérieur de l’entreprise : il est obligatoire pour les entreprises d’au moins vingt salariés. C’est une obligation d’affichage, cependant, il est recommandé d’en remettre une copie au salarié à son arrivée. Certaines clauses sont obligatoires, d’autres, interdites et sont indiquées ici.

> L’information et la formation à la sécurité du nouveau salarié : il faut passer par une entreprise habilitée, il s’agit d’une formation prise en charge par les OPCA.

> La prévoyance, la retraite, la mutuelle : l’employeur est dans l’obligation de les proposer – la mutuelle deviendra obligatoire pour les plus petites entreprises en janvier 2015. « L’employeur doit remettre au salarié les garanties de la prévoyance et, pour le prouver, on recommande de faire signer un document qui atteste que les documents lui ont bien été remis », précise Aurélie Michel Doyen.

Les bonnes pratiques

Il s’agit lors d’une embauche de limiter les incompréhensions – celles-ci peuvent être une cause du départ du salarié durant la période d’essai – aussi est-il utile de « relire le contrat de travail avec le nouveau collaborateur lorsqu’on le lui remet », comme le conseille Jennifer Misserlian.
Le livret d’accueil permet quant à lui de compiler tous les documents dont le salarié doit avoir connaissance. Faire signer une attestation disant qu’ils lui ont bien été remis prévient son éventuelle mauvaise foi.

Sophie Girardeau