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Garder et gérer le lien grâce au numérique : le témoignage de VISEO

Les technologies regroupées sous l’acronyme SMAC’S répondent notamment aux questions de gestion du lien de collaborateurs en mission chez les clients. Témoignage de VISEO, entreprise de services du numérique (ESN).

Pour VISEO, les SMAC’S, ces applications sociales (S), mobiles (M), analytiques (A), Cloud (C) et sécurité (S), font partie du quotidien, à double titre. En tant qu’ESN, cette société accompagne les entreprises dans leur transformation digitale ; en tant qu’employeur, elle utilise ces technologies pour améliorer la performance de ses services RH et l’expérience collaborateur, fluidifier ses processus et sa communication. « Les SMAC’S apportent des réponses à notre problématique de gestion des RH et de gestion du lien avec des collaborateurs qui ne sont pas tous sur le même site puisqu’ils sont en mission chez nos clients », explique Marie-Clotilde Mangé, DRH de VISEO.

Les SMAC’S, des clés d’engagement du collaborateur

L’ESN utilise des outils collaboratifs (Yammer, Microsoft Teams, SharePoint) pour le management et les échanges à distance. Réseau social interne et plateforme collaborative regroupent des communautés d’experts, des équipes projets, des groupes dédiés à des sujets extra professionnels, etc. Ils permettent entre autres le partage de bonnes pratiques comme de bons plans. « Ce sont des clés d’engagement du collaborateur qui veut des outils qui lui facilitent la vie », précise notre interlocutrice.

Les technologies SMAC’S répondent aussi aux questions que pose le télétravail. Travailler à distance demande d’avoir une connectivité — autre sorte de lien — sans limites géographiques, donc des accès VPN (Virtual Private Network, solution qui permet de créer un réseau privé virtuel) et des données sécurisé.e.s. Il s’agit aussi de « sécuriser » les personnes car, avec le numérique, on repousse les limites temporelles et géographiques. D’où l’élaboration de chartes de télétravail pour préserver les collaborateurs des travers de l’hyper connectivité. Celle de VISEO prévoit des plages horaires fixes qui peuvent être adaptées en cas de contexte de mission particulier.

Des solutions Cloud (dématérialisation des tickets restaurant et du bulletin de paie, coffre-fort électronique…) fluidifient en outre certains processus RH, et simplifient donc les échanges entre collaborateurs et services Ressources humaines. « Ces outils internes sont accessibles depuis son mobile, leur usage ne nécessite pas d’être connecté à son ordinateur », ajoute Marie Clotilde Mangé.

Avec les SMAC’S, proposer une expérience candidat/collaborateur similaire à l’expérience client

Pour son site carrière, VISEO s’est inspiré des sites marchands : le candidat postule en trois étapes (coordonnées, CV à télécharger, motivations) dont il voit la progression. « Le dépôt de candidature, que nous simplifions au maximum, ressemble à un achat sur Internet », poursuit notre interlocutrice. Cette fluidité participe à la qualité du premier contact avec l’entreprise. En recrutement, un ATS (Applicant Tracking System, logiciel de gestion de candidatures) allège le travail des équipes recrutement et des manageurs dans la diffusion des annonces, le sourcing, le suivi des candidats pendant le process de recrutement (rendez-vous, comptes-rendus d’entretien), la préparation de l’intégration (onboarding) et l’optimisation du vivier. Il en va de même en gestion des RH grâce à un chatbot qui répond aux questions récurrentes (comment organiser un congé paternité ? combien de RTT cette année ? questions sur la mutuelle d’entreprise…). Le chatbot recruteur, lui, n’est pas encore à l’ordre du jour. La mise en place d’un tel outil demande que ce robot soit particulièrement bien éduqué pour traduire au mieux l’identité de VISEO, pour un premier contact de qualité avec le candidat. L’exercice s’avère complexe.

Aujourd’hui, proposer des solutions SMAC’S aux collaborateurs n’est pas innovant, c’est la base

Proposer des solutions numériques utilisables tout le temps, partout et avec tout appareil (any time, anywhere, any device), il y a cinq ans, c’était innovant, aujourd’hui, c’est la base. Mais l’outil n’est pas une finalité en lui-même. « Les équipes RH doivent être persuadées de l’utilité de ces technologies. Leur mise en place se fait assez naturellement à partir du moment où l’on mène en parallèle une réflexion sur les processus et sur les outils », souligne Marie-Clotilde Mangé. L’équilibre dans les solutions mises en place passe par des partages d’expériences entre les collaborateurs, les manageurs et les RH.

Sophie Girardeau

Date de publication : 22 août 2019