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Envoyer des messages aux postulants : les bonnes pratiques

Lorsque de nouveaux candidats postulent, beaucoup de recruteurs s’empressent à leur envoyer un email pour arranger un premier entretien téléphonique. Mais il est important de rappeler que le premier email que vous envoyez après la candidature est crucial, car c’est ce qui ce qui va influencer l’expérience vécue par les candidats, et c’est aussi ce qui va vous démarquer des autres entreprises.

Dans ce monde concurrentiel, si vous contactez Samuel, Hélène et Jonathan, il est probable que d’autres recruteurs fassent de même. L’envoi de lettres types ou de modèles génériques peut être efficace, mais l’élaboration d’un message personnel et authentique qui exprime votre intérêt sincère pour le·la candidat·e aura un impact positif et durable.

Dans les conseils et exemples ci-dessous, nous vous montrerons comment positionner votre entreprise en tant qu’employeur de choix, et comment encourager les candidats à agir et les motiver à passer à la prochaine étape du processus de recrutement.

Présentez-vous et orientez le lecteur

Le·la candidat·e a peut-être postulé à VOTRE offre d’emploi, mais ne sait pas qui VOUS êtes. C’est votre chance d’établir une connexion personnelle. N’oubliez pas que les candidats peuvent avoir postulé à plusieurs emplois au cours de la semaine passée : assurez-vous donc d’inclure le nom de votre entreprise, le titre du poste et l’emplacement dès le début.

Bonjour Christophe,

Je suis Virginie, recruteuse chez Acme Company et je suis ravie que vous ayez postulé pour le poste de chef de projet à Lyon.

Dites-leur pourquoi ils ont été sélectionnés

N’hésitez pas à les flatter ! Assurez-vous que la personne comprend pourquoi vous avez apprécié sa candidature. Cela leur donnera un aperçu des compétences et de l’expérience que vous recherchez, boostera leur confiance, en plus de les préparer à la prochaine étape du processus de recrutement.

Je suis heureuse de dire que vous faites partie de nos meilleurs candidats. Nous avons été particulièrement marqués par la façon dont vous avez pu dynamiser une équipe de 23 personnes afin d’atteindre tous les objectifs en termes de productivité et de rentabilité. Ce genre de transformation est très impressionnant et c’est ce que nous espérons accomplir dans un avenir proche.

Amenez-les à l’étape suivante

Considérez ceci comme votre appel à l’action. Indiquez clairement aux candidats qu’ils ont été sélectionnés pour passer à l’étape suivante et que vous besoin d’une réponse de leur part. Vous pouvez les diriger vers un sondage en ligne, demander à planifier un entretien téléphonique ou les inviter à un événement de recrutement. Dans tous les cas, demandez une réponse ou une confirmation afin de savoir s’ils sont intéressés à progresser dans le processus de recrutement.

J’aimerais convenir avec vous d’un entretien téléphonique d’une quinzaine de minutes. Pourquoi pas mercredi ou jeudi après-midi, si vous êtes disponible? Je vous invite à revenir vers moi en me confirmant vos disponibilités, je ferai de mon mieux pour m’y adapter.

Laissez-les entrevoir les coulisses de votre entreprise

Suscitez leur intérêt en leur donnant un petit aperçu de votre place dans l’entreprise et de la façon dont vous voyez les gens qui travaillent autour de vous.

Je travaille à Acme Company depuis un peu plus de 3 ans et je m’y plais beaucoup. L’entreprise valorise l’inclusivité et les gens qui y travaillent sont intelligents, optimistes et motivés. Je connais personnellement le responsable du recrutement pour ce poste et il est l’une de nos vedettes. Le rendement de l’équipe est incroyable et ses membres sont souvent reconnus par l’équipe de direction. J’ai le sentiment que vous vous intégrerez parfaitement.

Concluez avec un rappel

C’est ici que vous pouvez les remercier d’avoir postulé, proposez de répondre à leurs questions et leur rappelez les prochaines étapes du processus de recrutement mentionnées précédemment.

Merci beaucoup pour l’intérêt que vous portez à Acme Company. J’attends avec impatience votre réponse concernant notre entretien téléphonique, faites-moi simplement savoir le jour et l’heure de votre disponibilité. Je me tiens à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.

À bientôt,

Virginie Courtois
Recruteuse, Acme Company

Une fois l’email envoyé…

Soyez à l’affût des réponses. Lorsque vous recevrez leurs questions ou leurs disponibilités, répondez-leur dès que possible. Cela contribuera grandement à établir une relation de confiance avec vos meilleurs candidats ainsi qu’à leur donner une expérience positive.

Une fois que vous avez trouvé le format qui vous apporte le plus de réponses, utilisez-le comme modèle qui peut être adapté comme suit à chaque candidat :

Bonjour [nom du candidat],

Je suis Virginie, recruteuse chez Acme Company et je suis ravie que vous ayez postulé pour le poste de [titre de poste] à [emplacement].

Je suis heureuse de dire que vous faites partie de nos meilleurs candidats. Nous avons été particulièrement marqués par [accomplissement ou compétences impressionnants]. Ce genre de transformation est très impressionnant et [comment cette réalisation ou ces compétences peuvent être appliquées à ce poste].

J’aimerais [indiquez ici la prochaine étape du processus de recrutement]. Pourquoi pas [définissez un délai] ? Je vous invite à [dites-leur ce qu’ils doivent confirmer].

Je travaille à Acme Company depuis un peu plus de [X] ans et je m’y plais beaucoup. [Donnez quelques détails sur la culture d’entreprise / l’environnement / les employés]. [Donnez quelques informations sur l’impact de l’équipe]. J’ai le sentiment que vous vous intégrerez parfaitement.

Merci beaucoup pour l’intérêt que vous portez à Acme Company. J’attends avec impatience votre réponse concernant [réitérez votre appel à l’action].Je me tiens à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.

À bientôt,


[Votre nom]
[Votre titre & société]