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Intégration à distance : comment créer un sentiment d’appartenance

Intégration à distance : comment créer un sentiment d’appartenance

Dans un monde confiné, tout ou presque s’adapte, même les dispositifs d’onboarding, ainsi, nombre de nouvelles recrues sont actuellement intégrées à distance. Comment leur faire sentir qu’elles font partie du collectif de travail ? Des entreprises témoignent.

L’agence de communication d’influence Rumeur Publique qui a intégré trois personnes depuis le début du confinement, dont une directrice de clientèle ; l’éditeur de logiciels VMware France, qui, le 17 mars, date mémorable, a accueilli chaleureusement en mode « remote » une responsable commerciale fraîchement confinée ; la startup Transaction Connect, qui a déjà « télé-intégré » deux personnes et en attend trois autres ; le producteur d’énergies renouvelables CVE, qui a réalisé treize sessions de « télé-onboarding » ces dernières semaines ; le cabinet de recrutement Groupe Fed, dont plusieurs consultant·es jeunes diplômé·es ont à peine passé trois jours au bureau avant d’être contraint·es au travail confiné : toutes ces entreprises, qui ont l’expérience et la culture du télétravail, ont adapté leur processus d’onboarding à l’obligation de confinement. Une fois le volet matériel et logistique traité (livraison d’un ordinateur configuré et mise en place d’une hotline technique), c’est entre autres la question de l’engagement des nouvelles recrues qui se pose, engagement qui représente un enjeu plus fort encore que d’habitude. Au-delà des meetings de bienvenue sur Zoom ou autre plateforme, avec présentation de l’entreprise et de sa culture, c’est dans le quotidien de travail isolé qu’il faut inviter régulièrement le collectif.

Chaperonner la nouvelle recrue

Outre un déjeuner à distance avec son ou sa manager prévu le jour de l’intégration, Transaction Connect a mis en place un dispositif de parrainage durant les quinze premiers jours. Le parrain ou la marraine déjeune en visio une fois par semaine avec la nouvelle recrue, occasion de répondre à ses questions. « Il ne sert à rien d’en faire des tonnes, nous faisons avec le contexte actuel, et si possible, avec humour », commente son RRH, Arnaud Gien-Pawlicki. Chez VMware France on parle de buddy : une personne elle-même arrivée depuis moins d’un an dans l’entreprise accompagne les premiers pas de la nouvelle recrue dans l’entreprise (sic).

Rythmer la période d’intégration : points individuels et réunions d’équipe ou client

Points en one-to-one, avec le·la manager et/ou un membre de l’équipe RH alternent avec des réunions d’équipe, pour accueillir et faire les présentations puis pour plonger dans le bain opérationnel. Rumeur Publique a mis en place une réunion hebdomadaire en visioconférence (sur Teams) pour établir le contact visuel avec les associés et les autres participant·es. La personne nouvellement arrivée est également intégrée aux réunions téléphoniques qui ont lieu tous les deux jours. De plus, « cette personne, qui n’a pas eu le loisir d’être présentée en amont aux clients, participe aux réunions opérationnelles avec ces derniers, par Skype, Zoom ou autre, ou bien au téléphone », explique Olivier Provost, un des quatre directeurs associés de l’agence. « Il faut donner du rythme à ce moment particulier. Nous faisons des points individuels, comme dans l’interaction commerciale classique, et des points collectifs d’une demi-heure tous les deux jours, qui ne sont pas forcément liés au business d’ailleurs, mais pour prendre des nouvelles de chacun », indique Pierre Ardichvili, directeur réseau et sécurité chez VMware France.

Conserver les repères de la vie de bureau : de la machine à café à la pause-café Slack

Sujets opérationnels ou non ont leur place dans ces réunions, comme si les discussions autour de la machine à café se reformaient à distance. Les repères de la vie de bureau s’adaptent d’ailleurs à la vie confinée. Transaction Connect a mis en place la pause-café Slack et organise un « full team meeting » le vendredi en webcam. « C’est l’occasion de faire passer le message comme quoi il est important de prendre des nouvelles des personnes qu’on vient d’intégrer. Les moments conviviaux ont une grande importance », commente Arnaud Gien-Pawlicki. Chez CVE, une équipe différente chaque jour invite les nouvelles recrues au « morning coffee virtuel ». Au sein du Groupe Fed, une des nouvelles recrues a proposé l’idée d’un « café au hasard ». Adoptée ! Ainsi, des groupes aléatoires de personnes des différents bureaux (Paris, Lille, Bordeaux, Lyon, Nantes, Aix-en-Provence), depuis longtemps dans l’entreprise ou juste intégrées, font connaissance en visio, se présentent, indiquent leur localisation, parlent de leur façon de vivre le confinement, échangent des conseils. « Cela permet aux ancien·nes de faire connaissance avec les nouveaux·elles, et d’éviter que ces dernier·ières n’aient de contacts qu’avec leur N+1 », précise Julie Bertoni, responsable du développement des RH du cabinet. Les partages de photos et de vidéos sur Workplace contribuent également à l’émergence d’un sentiment d’appartenance.

Plus vite dans le bain à distance ?

Toutefois, des choses ne peuvent se faire à distance, c’est indéniable. « On n’imagine pas l’importance de la proximité physique des gens, proximité qui est un accélérateur de performance, de création de lien, d’efficacité, de relais d’informations », souligne Olivier Provost. Mais ce qui est perdu en qualité relationnelle peut être comblé, partiellement, pas une plus grande disponibilité puisque de rendez-vous chez les clients il n’y a plus pour les N+1 actuellement. De même que par un apport d’informations accru, pour que la nouvelle recrue puisse travailler le mieux possible.
Ce format d’intégration à distance permet d’être en contact avec l’équipe étendue. Chez VMware par exemple, la responsable commerciale qui vient d’arriver est en contact avec 20 personnes de l’entreprise avec qui elle a des interactions business. Enfin, « comme les rendez-vous clients à distance sont nombreux, elle peut s’insérer à plus de rendez-vous qu’en temps normal. Ce que l’on perd en qualité relationnelle à distance, on le gagne en rapidité d’apprentissage », conclut Pierre Ardichvili.

Sophie Girardeau

Publié le 29 avril 2020.