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Parcours d’intégration des jeunes dans l’entreprise : conseils pour réussir l’onboarding

Le parcours d’intégration des jeunes dans l’entreprise est déterminant dans l’aboutissement de leur recrutement. Nos conseils pour réussir ce processus d’intégration du point de vue administratif, matériel, opérationnel et humain.

Déterminant en matière de recrutement, l’accueil des jeunes dans l’entreprise l’est aussi en termes de fidélisation — 69% des salariés sont plus enclins à rester dans l’entreprise si leur expérience d’intégration est positive (source Human Ressources Today). Selon les contextes, un plan d’intégration un nouveau collaborateur peut prendre une journée ou s’étaler sur plusieurs mois.

Faisons le point sur :

  • Ce qu’est le parcours d’intégration (onboarding).
  • Les raisons de soigner l’accueil des jeunes dans l’entreprise.
  • Les étapes incontournables du processus d’intégration.

Qu’est-ce qu’un parcours d’intégration ?

Le processus d’intégration, ou parcours d’onboarding, regroupe les activités qui permettent d’accueillir un nouveau salarié dans les meilleures conditions ; littéralement, de l’incorporer, de l’embarquer.

En fonction des entreprises, il peut s’agir de faire monter le jeune en compétences le plus rapidement possible, ou de suivre un ensemble d’étapes prédéfinies pour qu’il s’intègre progressivement, du point de vue opérationnel et relationnel.

Pourquoi particulièrement soigner le processus d’intégration des jeunes dans l’entreprise

Si l’accueil d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise est toujours important, le parcours d’intégration des jeunes l’est d’autant plus. En voici les raisons :

  • La façon dont se déroule l’intégration influence le rapport au travail de la nouvelle recrue, a fortiori lorsqu’il s’agit d’un premier emploi ;
  • Soutenir les jeunes talents à leur arrivée facilite leur prise de poste et leur montée en compétences : s’ils sont vite à l’aise, ils seront plus rapidement opérationnels ;
  • Le plan d’intégration est un outil de fidélisation : par votre volonté d’accompagner les jeunes, vous montrez l’intérêt que vous leur portez ;
  • La façon dont se déroule l’onboarding a un impact direct sur l’image de l’employeur ;
  • Un jeune qui vous quitte au bout d’un jour parce qu’il se sent mal accueilli, c’est l’échec d’un recrutement, avec son coût opérationnel et financier, et ses effets sur l’ambiance de travail.

Onboarding des jeunes talents : les étapes incontournables

Qu’est-ce qu’un onboarding RH réussi ? C’est un dispositif qui permet de préparer l’arrivée et d’accompagner le nouvel arrivant de sorte qu’il s’intègre durablement dans l’entreprise. Le jour J, avant et après, suivez le guide.

Avant l’accueil des jeunes dans l’entreprise

  • Peaufiner son plan d’action

En amont de l’arrivée, faites l’état des lieux de ce qui fonctionne ou non dans votre parcours d’intégration — il peut varier selon les profils recrutés — en vous appuyant sur les retours d’expérience des managers. Établir une checklist des points de vigilance à avoir à chaque étape facilitera le processus.

  • Soigner la pré intégration

Pour que le candidat retenu ne disparaisse pas avant son arrivée — les employeurs subissent aussi le ghosting —, communiquez avec lui, envoyez-lui des informations sur ses thématiques de prédilection, l’actualités de l’entreprise, etc.

  • Annoncer en interne l’arrivée de la nouvelle recrue

Par mail ou par messagerie instantanée, annoncez l’arrivée de la personne, présentez son parcours de façon sympathique et personnalisée (photo, mention d’un parcours atypique, de centres d’intérêt par exemple).

  • Préparer son accueil physique

Listez tout ce dont le débutant aura besoin pour travailler :

  • Créez-lui une adresse email avant son arrivée ;
  • Réglez la question des accès à l’intranet ;
  • Prévoyez le matériel de bureau (ordinateur, téléphone, stylos, bloc-notes…) et l’équipement si besoin (tenue de travail, chaussures de sécurité, outils spécifiques…) ;
  • Attribuez-lui une place si vos locaux et sa fonction s’y prêtent.

Parcours d’intégration des nouveaux employés : le jour J et les suivants

  • L’accueil en lui-même

Idéalement, c’est au manager d’accueillir le jeune ; il peut déléguer en cas d’impossibilité. Un pack de bienvenue peut être offert au moment de la présentation aux équipes.

Prévoyez un premier point RH le jour J, pour signer le contrat, passer en revue différentes questions : (horaires, mutuelle, accès aux locaux, congés…), remettre le livret d’accueil contenant le règlement intérieur, les principales procédures, les informations CSE, l’organigramme, les dates d’événements, une sélection d’outils de communication (catalogue, plaquette…).

  • Créer du lien en interne

Les rituels facilitent l’intégration en entreprise, comme les petits déjeuners ou déjeuners d’équipe, ou l’ajout au trombinoscope de la photo du nouveau. Dans les grands groupes, la création de « promos » de nouveaux peut favoriser la création de liens.

Sans oublier les systèmes de parrainage, sur la base du volontariat. Le référent, tuteur, mentor ou « buddy » facilite les rencontres avec les collègues et autres salariés, et aide le jeune à construire son réseau interne.

  • Faire adhérer à la mission du poste et à la culture d’entreprise

Le processus d’intégration vise aussi à confirmer le ressenti que l’on a eu pendant l’entretien d’embauche. C’est l’occasion de rappeler la mission du poste, les valeurs de l’entreprise, l’histoire de l’entreprise. Et le moment d’incarner ces valeurs, de les rendre visibles pour créer de l’adhésion.

  • Faire entrer le jeune dans le vif de l’opérationnel

Réussir le parcours d’intégration des jeunes talents demande en outre qu’ils passent dès que possible à l’action. Fixez-leur des objectifs et organisez des points réguliers. Prévoyez aussi un point d’étape réunissant le jeune, son manager, une personne du service RH et le parrain au terme du premier mois.

Pour accompagner ces débuts opérationnels, expliquez les méthodes de travail, vérifiez que les documents clés sont à jour, désignez des personnes référentes selon les sujets, précisez les modes de communication à privilégier (écrit, oral, type de canaux…), faites participer la jeune recrue aux réunions. Entrez dans les détails : les agendas par exemple, sont-ils ouverts, consultables par tous ?

  • Recueillir les feedbacks du nouveau

Le recueil de feedbacks suppose de prévoir des debriefs réguliers. Demander une note d’étonnement au nouvel arrivant est un moyen efficace d’avoir des retours qualitatifs.

Sophie Girardeau

15/11/2021